U původců se často setkáváme s dvojím pojetím sousloví \"spisová služba\", a to v těchto dvou významech:

1. Spisová služba (z pohledu spisovenského) je správa a evidence všech dokumentů v organizaci a obsahuje procesy týkající se samotného spravování dokumentů a spisů jako předmětů.
2. Spisová služba (z pohledu úředního) je evidence spisového materiálu v úředním jednání, tedy spis k jednomu řízení či kauze a dokumenty jako podklady pro toto úřední jednání.

Tyto dva světy se prolínají. Je nicméně nutné si vždy ujasnit, když mluvíte o spisové službě, o spisech, o dokumentech, a třeba i o lhůtách, o kterém z významů se bavíte. Lhůta doručení pro spisovou službu a lhůta doručení pro úřední úkon jsou dvě odlišné věci.

Nás bude zajímat ten první význam, tedy správa všech dokumentů. Nehledě na to, že některé spisy a dokumenty jsou úředního charakteru, my se budeme soustředit na spisovou službu jako evidenci, nikoliv na spisovou dokumentaci podle Správního řádu. Nicméně i klientům se tyhle dva světy často pletou, obzvlášť pokud se bude jednat o klienta, který je úřadem (orgánem veřejné moci) a provádí činnosti i podle Správního řádu, či jiného správně-procesního předpisu.

Proč spisová služba existuje?

1. Aby byl pořádek v dokumentech, šlo je vždy rychle najít a pracovat s nimi.
2. Aby existovaly důkazy každé operace a manipulace s dokumenty, včetně toho, kdo a kdy ji udělal.
3. Aby měl původce důkazní prostředky o své práci a nezpochybnitelné prokázaní dokumentu.

Spisová služba je o dvou hlavních předmětech:

1. Spisy a dokumenty - ať už fyzické dokumenty na papíru, či digitální dokumenty v evidenci v počítači.
2. Metadata (údaje) o dokumentech - veškerá metadata o dokumentech, spisech a také o tom, co se s dokumenty a spisy v průběhu času dělo. —- Při každé drobnosti týkající se spisové služby se bavíme o obou těchto

Jako zdroj a aspekt informací řešíme dvě základní formy:

• Dokument: Statický nosič informací zakotvený v určitém čase a vybavený určitou mírou důvěryhodnosti
• Údaj: informace vedená v informačním systému dynamicky se měnící s definovanou mírou aktuálnosti a časového okamžiku platnosti

Elektronická spisová služba se zabývá:

• Digitálními dokumenty (všechno se vede v ESSL, a to včetně samotných souborů dokumentů)
• Analogovými dokumenty (v ESSL se o nich vedou metadata a evidence, samotné dokumenty se vedou papírově)

Vždy tedy v systému dokumenty evidujeme, vedeme jejich metadata, vedeme záznamy o událostech a operacích, vytváříme a odesíláme, střednědobě ukládáme a vyřazujeme je.