Prezentace pro školy k digitalizaci na 14.3.2025

Kdo jsem a kdo jsme

EGdílna je neformální uskupení odborníků (nikoliv firem) v rámci eGovernmentu a digitalizace. Jsme tu také proto, abychom digi věci překládali do lidštiny a především abychom pomáhali veřejné správě a ostatním se v tom trochu lépe vyznat.

EGdílna není firma, není to dodavatel. Je zde pro edukaci, metodiky a tvorbu nástrojů, nikoliv pro dodávky ICT řešení
Výstupy jsou otevřené a veřejné pod licencí CC. Výstupy EGdílny jsou libovolně k dispozici) a můžete si je případně upravovat
Výstupy, metodiky a dokumenty si můžete objednat, fungujeme dle potřeb a požadavků

www.egdilna.cz | Poradna | Mapa povinností

Kontaktt: michal.rada@egdilna.cz

Prezentace i s odkazy jsou na wiki EGdílny.

Školy

Z pohledu digitalizace jsou trochu problematické

schizofrenní postavení podle jejich rolí v zákonech
různé role a z nich něco plyne
hodně povinností, ale nic moc metodiky a nástroje
ministerstvo hodně slibuje a nic nedělá

Obecné role

Škola je typicky v těchto rolích:

OVM působící v agendě (), Čtenář sdílení údajů (zákon 12/2020, zákon 111/2009, zákon 365/2000), Editor údajů v agendovém informačním systému (), Soukromoprávní uživatel údajů (§ 2 písm. d) zákona 111/2009), Správce čtenářského AIS (§ 5 odst. 1 a 5 a § 8 odst. 2 až 3 zákona 111/2209), Správce informačního systému (), Správce informačního systému podle KB (§ 2 odst. e) zákona 181/2014), Správce soukromoprávního systému využívání údajů (§ 5a, § 8a a související zákona 111/2009), SPUÚ využívající údaje (§ 2 písm. d) a § 5a zákona 111/2009 a agendový zákon), Uživatel údajů z informačního systému

Ověřující (§ 9b odst. 1 zákona 12/2020), Poskytovatel služby a příjemce úkonu (§ 51 odst. 2 a 6 zákona 111/2009), Poskytovatel služeb s využitím ZEID (§ 18 zákona 250/2017), Zodpovědný za elektronický formulář (), Subjekt veřejného sektoru zajišťující přístupnost (zákon 99/2019)Veřejný podnik (§ 2a a § 2b zákona 106/1999),

Subjekt povinně zveřejňující smlouvy v Registru smluv (§ 2 zákona 340/2015), Subjekt povinně zveřejňující strukturované informace o sobě a úkonech (§ 2 a §2a zákona 106/1999 a § 51 odst. 6 zákona 111/2009),

Veřejnoprávní původce (§ 3 a související zákona 499/2004), Veřejnoprávní původce jež je OVM (zákon 499/2004 a zákon 111/2009 a zákon 300/2008), Zpracovatel osobních údajů (GDPR, zákon 110/2019)

Veřejný zadavatel (§ 4 odst. 1 zákona 134/2016), Zadavatel (§ 4 zákona 134/2016)

OVS/OVM

❗ POZOR! Pletou se nám tady dva pojmy a dvě naprosto nezávislé role:

⚠️ Často se z důvodů neznalosti, ale i poněkud nelogického názvosloví, zaměňují pojmy a role Orgán veřejné moci a Orgán veřejné správy. Obojí jsou role organizace, ovšem jejich záměna vede ke špatným výkladům. OVM je role definovaná zákonem 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a jde o subjekt, který vykonává působnost v agendě veřejné správy a má související povinnosti, včetně využívání a výměny údajů. OVS je role definovaná zákonem 365/2000 Sb. (zákon o ISVS) a jde o subjekt, který má určité povinnosti v rámci správy a rozvoje svých informačních systémů a povinnosti dlouhodobého řízení.

Bohužel v dnešní době již neplatí zkratka, že Orgán veřejné správy má něco společného s výkonem veřejné správy.

👂 OVM a OVS

🗣️ Tohle se musí zdůraznit. Ani právníci nedokážou v úřadech vnímat rozdíly mezi OVS a OVM a pletou si to.

To, jestli je daná organizace OVS nebo OVM je rozhodující jen u těch, kteří jsou OVS ale nejsou OVM.

Stručně řečeno: OVS jsou ti, koho se týkají věci okolo řízení ICT, stanovisek OHA a jejich informačních systémů, speciálně ISVS. OVM jsou pak ty OVS, které jsou povinny řešit agendy (vykonávají působnost) a k tomu používají svoje informační systémy jako ISVS
Informační koncepci musí mít každý OVS, nikoliv OVM. Jenže, protože všechny OVM jsou i OVS, tak samozřejmě musí mít IK. Ale je řada organizací, které jsou sice OVS, ale nejsou OVM, tedy se vztahuje na ně okruh jen pro některé systémy.
Naopak, co se týče povinností sdílet údaje, propojený datový fond, elektronické formuláře a třeba i integrace ISVS, to se týká pouze OVM.
Asi nejsložitější je pochopit, kdy je daný úřad v roli OVM a kdy v roli OVS, to se týká pak už jednotlivých povinností.

...a školy jsou jako kdo?

Škola typicky NENÍ zřízena státem (tedy ministerstvem), ale územně samosprávným celkem. Tedy dle zákona 365/2000 Sb. (zákon o ISVS) škola není orgánem veřejné správy a nemá související povinnosti.

Škola v určitých situacích koná správní rozhodování, a tedy podle zákona 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) bohužel škola je orgánem veřejné moci pro účely zákona o základních registrech a zákona o datovkách a z toho jí plynou povinnosti.

A co to znamená? To dosud jaksi není jasné, neboť zároveň MŠMT nedořešilo procesní podmínky, aby škola mohla jako OVM fungovat.

Nemusíte mít informační koncepci OVS
Váš ESSL má být napojen na základní registry jako agendový informační systém
Školský systém nemá být napojen a není AIS
Máte datovou schránku OVM se vším všudy
Ale pozor, chystají se změny v souvislosti s ISV

Nicméně, třeba u ISoPŘ jdou dva zákony proti sobě, a to musí MŠMT vyřešit, bohužel poslední novelou to ještě zhoršilo.

Co z toho pro vás fakticky plyne

Výkon spisové služby, a to v elektronické podobě (abyste splnili povinnosti dle 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a 300/2008 Sb. (zákon o datovkách)
Musíte mít správný Spisový a skartační řád a Spisový a skartační plán
Opatřování vašich dokumentů kvalifikovanými validačními prvky (podpisy, pečeti, časová razítka)
Zasílání žákům respektive rodičům prostřednictvím datové schránky (a taky dalším OVM)
Pozvolné mentální chystání na to, že od roku 2027 bude i matrika a školská agenda výkonem veřejné správy v agendě MŠMT

Spisová služba a správa dokumentů ve škole

Hlavní jsou 499/2004 Sb. (zákon o spisovce) a 259/2012 Sb. (vyhláška o podrobnostech spisové služby).

Škola má vykonávat spisovou službu, tedy odbornou správu dokumentů. Činí tak v systému ESSL a má ji vykonávat v elektronické podobě.

Spisovka v elektronické podobě neznamená jen nad digitálními dokumenty, ale i evidenci nedigitálních.

U školy je třeba si dávat pozor na to, aby…

si u úředních dokumentů, zejména u všech správních rozhodování, plnila veškeré povinnosti (ESSL, datovky, podpisy);
Dokumenty týkající se žáků se specifickými potřebami, jednání s OSPODem apod. jsou také úřední
U ostatních dokumentů (třídnice, běžné dokumenty) je nutno evidovat tak, aby bylo jasné, co se s nimi děje (nově § 3a zákona)
Pozor na přílohu 2 k zákonu 499/2004 Sb. (zákon o spisovce), kde je soubor povinných archiválií (analogové i digitální podoby)
Do budoucna budou nové povinnosti stran dokumentů do Informačního systému vzdělávání (ISV MŠMT)
Problematické jsou školské matriky, jsou mylně považovány za dokumenty

Atestované nebo neatestované

Jak je to s atestovanými ESSL u škol a malých obcí?

Podle aktuálního zákona nemusí používat výhradně atestovaný ESSL
Ani po roce 2027 nebudou muset
Ale platí, že jejich ESSL musí splňovat všechny požadavky
Pokud jde o hostovaný ESSL od původce, tady atestace ale platí

Rada: vyčkejte dnů příštích, spisovka se bude do roku 2029 měnit

Další systémy a zákon 499

Správa dokumentů se týká všech dokumentů ve škole

i škola musí omezit papírové dokumenty
co vzniká digitálně, je digitální, tisk neoficiálně
Všechny vaše systémy s dokumenty kromě ESSL posuzujte podle 3a zákona 499/2004
Je důležité se soustředit na vnitřní digitalizaci školy jako organizace

## Co nás (asi) čeká?

(R)evoluce v digitalizaci školství, řídí MŠMT, legislativní úpravy 1/3
Konec lokálních školních matrik, povede se v jednotném systému, kam budou školy jen zapisovat, nemusí se starat o nic dalšího
Konec potvrzení školy, také bude řešeno centrálním IS
Centrální systém pro vysvědčení (škola zapíše do systému, ten připraví šablonu pro tisk na tiskopis, škola tiskne)
Rušení registrace k přijetí na základní školu
Úplná digitalizace a centralizace maturit a evidencí částí učňovských zkoušek (teoretické části a zápis výsledků)