Při rozmýšlení a hlavně přípravě na zavedení umělé inteligence (nejen v úřadu), je vhodné si osvojit jakási základní myšlenková skoro až fylozofická pravidla. Věřte, že vám ohromně usnadní život…
Tohle je tedy dobré si nejen v hlavě osvojit:
Tato myšlenková pravidla samozřejmě je nutné uvést i do praxe. Způsob, jakým o UI budeme v organizaci přemýšlet je samozřejmě závislý na tom, o jakou organizaci jde, co dělá a s čím může UI pomoci. Ale tato pravidla říkají, jak se obecně zachovat a na co si dávat pozor.
Jedním ze základních pravidel je umělou inteligenci zaměstnancům nezakazovat a to proto, že to stejně nejde. IT útvary by vynaložili daleko více (a marně) úsilí nějak omezit, či zakázat nástroje UI lidem, než by to přineslo užitku. Navíc to vaši zaměstnanci stejně dál i přes zákaz používat budou, jen vy to nebudete mít pod kontrolou a nebudete vědět, kdo s tím co dělá.
Takže nějaké zakazování nemá cenu. Místo toho stanovte pravidla pro UI, což bude efektivnější a hlavně pod vaší kontrolou.
Jako v mnoha dalších oblastech, i zde jednoduše restrikce moc nefungují. Je daleko efektivnější stanovit základní a jednoduchá pravidla pro využívání umělé inteligence v organizaci a to při úřední práci a zejména v provozních činnostech.
Je vhodné si stanovit taková pravidla, kterým zaměstnanci rozumí, musí být jednoduchá, ale zároveň účinná a měla by postihovat různé aspekty využívání UI v organizaci, ať už jde o firmu, o úřad nebo o malý rodinný podnik.
Musíme myslet na to, že naši uživatelé jsou taky jen lidi, mají občas trochu odpor k novinkám, bojí se o kvalitu své práce a na druhou stranu jsou mezi nimi jistě i technologičtí nadšenci, které brzdit přináší jen škody.
Upřímně řečeno, UI je pro mnohé lajky tajemná a hrozivá už tak dost. Pokud budeme s UI v rámci organizace, školy, nebo třeba úřadu dělat tajnosti, nebudeme toto téma dostatečně a hlavně včas komunikovat, jen nám to uškodí. A to vůbec nejhorší by bylo, kdybychom jen stran UI říkali, že umělou inteligenci nechceme a nezabývali se tím. Už v mnoha IT oblastech se toto ukázalo jako velice špatná cesta. Neopakujme tedy stejné chyby. Místo toho naopak Poskytněme maximum informací, ale Nebojme se odpovědí nevíme, kdž v danou chvílinevíme. Pokud ale nevíme, zajistěme si to, abychom alespoň později věděli.
Zkusme se UI opravdu věnovat. I když naše organizace samozřejmě musí dělat především to, co jí živí, stejně jako v ostatních oblastech (jako je třeba péče o zaměstnance, nebo sebeučící se společnost) si na to ty lidi a čas najděme.
Musíme být schopni včas a správně reagovat na trendy, jako je právě umělá inteligence. Poskytování informací je zásadní. Myslíme tím proaktivní poskytování informací zaměstnancům, aby věděli, co je čeká. A také samozřejmě správné vykomunikování, až budeme mít stanovené Principy a zásady pro využívání UI. A mimochodem, Nebojme se odpovědí nevíme, ty jsou také důležité.
Skvělé je, když si osvojíme, že UI je zaměstnanecký benefit a že práce s UI je součástí učící se společnosti - tedy i zaměstnancům v rámci péče o ně pomáháme s UI a nenuceně je tak doprovázíme na správnou cestu.
Umělá inteligence je relativně nové a především hrozně komplexní téma. Nejen v úřadech, ale snad v každé organizaci budou (tady spíš už jsou) snahy o různé zkoušení a postupné adoptování UI do života organizace a do jejích procesů. Důležitá je vnitřní komunikace. Sice Poskytněme maximum informací, avšak jistě zpočátku nebudeme znát na všechno odpovědi. A nemusí jít o abstraktní otázky typu Co je a co není umělá inteligence, nebo Na co všechno se dá umělá inteligence použít. Může jít o zcela konkrétní otázky, jak s ní pracovat či nepracovat v určité oblasti.
Nebojte se tedy přiznat, že zatím na něco odpověď nemáte a že potřebujete zjistit relevantní informace, nebo si to v praxi nejprve vyzkoušet. Upřímnost je důležitá a navíc tím neodmítnete tazatele, který by se pak šel zeptat jinam a to možná na dost pochybné zdroje informací.
Rozhodně doporučujeme si začít vést vlastní znalostní bázi o UI přizpůsobenou vašim potřebám, nebo se třeba napojit na už existující zdroje informací, jako je UIlab a nebo obdobné.
Naši zaměstnanci jsou mimo jiné i uživatelé ICT a uživatelé umělé inteligence. Buď už jsou to současní a nebo potenciální. A upřímě řečeno, ani vy jako IT nebo manažeři v jakékoliv organizaci neznáte stoprocentní pravdu o tom, kdo a co vlastně používá.
Je vhodné si z toho udělat pozitivní věc. Prakticky řečeno, máte UI jako zaměstnanecký benefit a čím dřív to tak začnete brát, tím lépe pro vaše zaměstnance i pro vás.
O svoje lidi se starejte. Spousta lidí si myslí a bojí se, že jim UI sebere práci, pak máte v instituci určitě i pár nadšenců, kteří to už teď používají dost neřízeně a zbytek vašich uživatelů je někde mezi tím.
Pokud nechcete, aby to skončilo problémy, převezměte iniciativu a buďte akrivní vy, místo toho, aby vám utíkali znalosti a nebo nedej bože váš interní obsah do různých nástrojů neřízeně. To neznamená, že všem uživatelům nakoupíte hned nejdražší licence UI nástrojů, ale správně se k tomu postavíte, budete je edukovat, aby používali to, co máte pod kontrolou a s čím umíte pracovat.
Vhodné je třeba pro vaše zaměstnance v rámci intranetu mít svoji sekci o UI, kde budou takové informace, které chcete, aby měli tito lidé k dispozici. A snažte se o to, aby vaši zaměstnanci užívali jen takové nástroje, které se vám hodí - ať jsou zadarmo, nebo placené.
Jako je vhodné si osvojit pravidlo Starejme se o svoje uživatele umělé inteligence, je nutné se starat i o samotnou UI respektive o vámi používané a preferované nnástroje. UI nástroje pro práci všechny mají administraci a mají firemní nastavení na úrovni celé organizace i jednotlivých uživatelů a jejich rolí. Pokud jen nakoupíte licence a necháte UI živelně bublat ve vašem prostředí, neskončí to dobře.
Vyberte si ty správné nástroje a ať se vaši odborníci naučí jejich nastavení, fungování a starejte se o to, aby vámi využívaná UI měla dost správných dat, správný kontext, protože jen tak bude skutečně prakticky využitelná.