Slovník pojmů ke spisovce a správě dokumentů

Důležité pojmy spojené se spisovou službou a správou dokumentů

Autentický zdroj dat : úložiště nebo systém, za které odpovídá subjekt veřejného sektoru nebo soukromý subjekt a které obsahují a poskytují atributy fyzické nebo právnické osoby nebo předmětu a jsou považovány za primární zdroj těchto informací nebo jsou v souladu s právem Unie nebo vnitrostátním právem, včetně správní praxe, uznány za autentické

Elektronický systém spisové služby

Jde o informační systém pro podporu výkonu spisové služby jako odborné správy dokumentů. Platí, že tento systém musí splňovat Požadavky na ESSL a dodavatel bude muset doložit soulad s požadavky tak, že si zajistí Atest ESSL.

ESSL musí mít každý Veřejnoprávní původce jež musí dle zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce) vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. ESSL je speciální kategorie IS.

Kvalifikované validační prvky

Digitální dokumenty (nejen ty, ale ty především) musí být takzvaně platné. Je pravda, že Správný digitální dokument je takový, který... má mimo jiné kvalifikované validační prvky.

Kvalifikované validační prvky : validační a autentizační prvky digitálního dokumentu, kombinace kvalifikovaného elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka a nebo kombinace kvalifikované elektronické pečeti a kvalifikovaného časového razítka

Dokument je tedy buď podepsán, nebo opatřen pečetí. Přitom se musí jednat o kvalifikovaný podpis, nebo pečeť.

Kvalifikovaný elektronický podpis : kvalifikovaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a který je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy.

Kvalifikovaná elektronická pečeť (QSEAL) : zaručená elektronická pečeť, která je vytvořena pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických pečetí a která je založena na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť

A vždy musí být i časové razítko, samozřejmě také kvalifikované.

Kvalifikované elektronické časové razítko (QTimestamp) : elektronické časové razítko, které splňuje požadavky stanovené v článku 42 nařízeníEIDAS, tedy které vystavil kvalifikovanou službou kvalifikovaný poskytovatel časových razítek

Ten, kdo dokument či data vytváří (tedy třeba Veřejnoprávní původce je před uzavřením a před odesláním musí opatřit právě těmito kvalifikovanými prvky, které lze kdykoliv ověřit.

Ověřování platnosti (ověřování validačních prvků) : postup ověření a potvrzení, že data v elektronické podobě jsou v souladu s tímto nařízením platná

❗ Pozor na to, aby se pro kvalifikované podpisy a pečeti využívaly vždy kvalifikované certifikáty uložené na kvalifikovaném předmětu a podepisování a pečetění se dělo výhradně přes kvalifikované prostředky k tomu určené.

Tedy třeba kvalifikovaný elektronický podpis je kvalifikovaný jen tehdy, když

byl pro podpis vydán kvalifikovaný podpisový certifikát a ten vydala kvalifikovaná certifikační autorita

byl certifikát uložen s příznakem kvalifikovaného na kvalifikovaném předmětu, tedy na tokenu, nebo na čipové kartě a nebo v modulu HSM (nikoliv jen na počítači)

podpis byl vytvořen prostředkem pro podepisování a to právě přes kryptografické funkce předmětu

obsahuje časový údaj a to nejlépe ve formě spojeného kvalifikovaného časového razítka

Veřejnoprávní původce

Veřejnoprávní původce je role definovaná zákonem 499/2004 Sb. (zákon o spisovce). Jde o subjekt, který dle tohoto zákona vykonává spisovou službu jako odbornou správu dokumentů. Veřejnoprávními původci jsou dle § 3 defacto všechny veřejnoprávní subjekty, tedy úřady, jimi zřízené organizace, státní podníky, veřejné výzkumné instituce, zdravotní pojišťovny, státní orgány, a další.

Stran rozsahu povinností je důležité, zda veřejnoprávní původce je zároveň Orgán veřejné moci a nebo nikoliv. Pokud ano, je třeba povinnosti spisové služby řešit i s ohledem na jeho povinnosti jako OVM. Spisová služba je veřejnoprávním původce vykonávána obecně v elektronické podobě, původce musí mít k tomu Elektronický systém spisové služby.