Podatelna se seznámí s obsahem dokumentu a rozhodne dle Spisového a skartačního řádu
je-li dokument v seznamu dokumentů, které nepodléhají evidenci, pak
s dokumentem dále nepracuje
pokud tomu tak není, tak pokračuje dál
Podatelna provede veškeré úkony spojené s příjmem dokumentu, jako třeba
u analogového dokumentu provede jeho digitalizaci převodem do digitální podoby
u digitálního dokumentu zajistí kontrolu jeho čitelnosti a prostřednictvím ESSL prověří (projde výsledky prověření) jeho formátu, přítomnosti škodlivého kódu apod.
Zaeviduje dokument do evidenční pomůcky, třeba do ESSL a
Zapíše údaje o odesílateli do Jmenného rejstříku
Zkontroluje přidělení čísla jednacího (dělá ESSL automaticky) a metadata dokumentu
Dokument v ESSL nebo v jiném systému předá příslušnému útvaru či zaměstnanci k vyřízení