Jak na tvorbu IK OVS s praktickými postupy a znalostmi

Co je informační koncepce orgánu veřejné moci

Informační koncepce je pro orgán veřejné správy závazný strategický dokument řešící oblast informatiky a rozvoje ICT.

Orgán veřejné správy

Orgány veřejné správy (OVS) jsou osoby definované zákonem 365/2000 Sb. (zákon o ISVS) a jde o veřejné orgány a subjekty v definici Státní právnická osoba.

OVS mají dle tohoto zákona řadu povinností týkajících se řízení informatiky, informačních činností, dlouhodobého řízení, Informační koncepce OVS a další. Souhrnně se nazývají Procesní povinnosti dlouhodobého řízení a stanovuje je vyhláška o dlouhodobém řízení.

⚠️ Často se z důvodů neznalosti, ale i poněkud nelogického názvosloví, zaměňují pojmy a role Orgán veřejné moci a . Obojí jsou role organizace, ovšem jejich záměna vede ke špatným výkladům. OVM je role definovaná zákonem 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a jde o subjekt, který vykonává působnost v agendě veřejné správy a má související povinnosti, včetně využívání a výměny údajů. OVS je role definovaná zákonem 365/2000 Sb. (zákon o ISVS) a jde o subjekt, který má určité povinnosti v rámci správy a rozvoje svých informačních systémů a povinnosti dlouhodobého řízení. Bohužel v dnešní době již neplatí zkratka, že má něco společného s výkonem veřejné správy.

Orgán veřejné správy je jsko OVS často také v roli Správce ISVS pokud je zároveň orgánem veřejné moci a spravuje nějaký Informační systém veřejné správy či Určený informační systém. Orgán veřejné moci musí také mít a řádně aktualizovat a zveřejňovat základní řídící dokument a to Informační koncepce OVS.

Co je IK OVS

Informační koncepce orgánu veřejné správy je dokument, který stanoví požadavky a plány pro vytváření, správu, provoz a rozvoj informačních systémů veřejné správy a pro řízení informatiky.

Obecně povinnost IK ukládá zákon 365/2000 Sb. (zákon o ISVS), strukturu a podrobnosti pak vyhláška 360/2023 Sb. (vyhláška o dlouhodobém řízení)

Plán rozvoje informačních systémů - popisuje stávající a cílový stav architektury orgánu veřejné správy a plán realizace změn informačních systémů.

Plán řízení informatiky** - popisuje stávající a cílový stav řízení informatiky a plán realizace změn pro dosažení cílového stavu.

Záměry, kterými se OVS posune v řízení svého výkonu a v řízení své informatiky

Informační koncepce obecně

umožňuje detailní poznání celého úřadu (organizace) a jejího řízení

slouží k určení dalšího směřování a rozvoje nejen v ICT

je obhajobou a povinným rámcem pro změny

je závazná pro celou organizaci, ale i pro její dodavatele

IK jako rámec

Pokud z objektivních důvodů chceme v OVS ponechat či vytvořit další strategické dokumenty pro ICT, máme dvě možnosti.

Tyto dokumenty včleníme do IK (vhodné pokud jsou stručné a dá se to tak udělat)

V IK stanovíme cíle a záměry a řekneme, že k IK OVS existují navazující dokumenty řešící dílčí oblasti

Nezapomínáme ale na to, že i tyto dokumenty musíme zveřejnit. To se nemusí týkat určitých částí bezpečnostní dokumentace.

IK je písmo svaté

Je třeba si uvědomit důležitost, význam a především závaznost IK

Informační koncepce je jediným legálním strategickým rámcem pro řízení ICT v organizaci

OVS musí dělat to, co si stanovil ve své IK

OVS nesmí v rámci řízení a rozvoje ICT dělat to, co ve své IK nemá

IK je závazná pro každého, samotnou organizaci, ale třeba i pro dodavatele

IK je závazná pro jakékoliv vedení. Pokud chce nové vedení OVS něco změnit, musí nejprve upravit IK.

OVS se ze své IK zodpovídá a to na různých úrovních. IK se atestuje, zasílá se DIA

Mimochodem IK je veřejná.

❗ Platí, že Co není v IK se nesmí dělat

🗣️ Při prezentování a přednášení je nezbytné toto neustále zdůrazňovat. Zásadní jsou ale výhody takového strategického rámce, protože je závazný i pro vedení OVS, včetně příslušné politické reprezentace.

Co musíte o informační koncepci vědět

Procesy OVS spojené s informační koncepcí

S informační koncepcí v OVS souvisejí tyto povinné procesy:

Vydání informační koncepce OVS : Orgán veřejné správy vydává informační koncepci orgánu veřejné správy na období 5 let (určuje § 4 odst. 1 vyhlášky 360/2023)

Aktualizace informační koncepce OVS podle skutečnosti : Orgán veřejné správy uvádí informační koncepci orgánu veřejné správy do souladu se skutečným stavem, a to nejpozději do 6 měsíců ode dne, kdy informační koncepce orgánu veřejné správy přestala odpovídat skutečnému stavu. (určuje § 4 odst. 2 vyhlášky 360/2023)

Vyhodnocení plnění informační koncepce OVS : Orgán veřejné správy provádí vyhodnocení dodržování informační koncepce orgánu veřejné správy alespoň jednou za 2 roky ode dne jejího vydání nebo změny. (určuje § 4 odst. 5 vyhlášky 360/2023)

Zveřejnění informační koncepce OVS : Orgán veřejné správy zveřejňuje informační koncepci orgánu veřejné správy způsobem umožňujícím dálkový přístup. (určuje § 4 odst. 4 vyhlášky 360/2023)

Obsahová struktura Informační koncepce OVS

Obecná obsahová struktura IK OVS (§ 3 vyhlášky 360/2023)

Plán rozvoje informačních systémů orgánu veřejné správy

popis stávajícího stavu architektury orgánu veřejné správy

popis důvodů pro změny architektury orgánu veřejné správy

navržený cílový stav architektury orgánu veřejné správy

plán realizace změn informačních systémů orgánu veřejné správy

Plán řízení informatiky

popis stávajícího stavu řízení informatiky

popis důvodů pro změny řízení informatiky

navržený cílový stav řízení informatiky

plán realizace změn pro dosažení cílového stavu řízení informatiky

Dokumentace o správě informační koncepce orgánu veřejné správy obsahuje

dobu platnosti informační koncepce orgánu veřejné správy

postupy při vyhodnocování dodržování informační koncepce orgánu veřejné správy

postupy při provádění změn informační koncepce orgánu veřejné správy

změnové listy, kterými byla informační koncepce orgánu veřejné správy změněna

Tvorba informační koncepce

Než začnete…

Pokud jste dosud měli nějakou dřívější IK, nemůžete jen sem tam něco doplnit a dělat, že to bude nová IK.

Rámcový postup tvorby informační koncepce

Při vytváření Informační koncepce OVS dle nových požadavků je navržen následující rámcový postup:

Musíme dobře pochopit, co to IK je, k čemu je a jak nám pomůže.

Je vhodné v úřadu/organizaci tohle dobře diskutovat a edukovat, včetně přínosů a důležitosti IK a potřeby součinnosti různých útvarů.

Tvorba IK je typický projekt, řídíme to tedy jako náš interní projekt, je to projekt celé organizace a nikoliv pouze IT.

Určíme zodpovědnou osobu za koordinaci tvorby IK a zpracování znalostí potřebných pro IK, ať už jde o projektového manažera, nebo o autora IK, či jen supervizora a projektového manažera hlídajícího externího dodavatele, jež má IK vytvořit.

Určíme malý, ale efektivní tým nejdůležitějších stakeholderů v organizaci a v tomto týmu diskutujeme postupně vše co se týká IK a probíráme i jednotlivé vstupy a výstupy a hlavně závěry při její tvorbě (třeba část architektonického boardu).

Zjistíme si, zda a v jaké kvalitě buď máme, nebo jsme schopni relativně brzy vytvořit a připravit znalosti, k tomu nám pomůže seznam .

Připravíme si šablonu, respektive osnovu IK, k tomu můžeme využít Vzory a osnovy IK OVS.

Pro každou kapitolu a podkapitolu si řekneme, co by měla obsahovat a zda a v jaké kvalitě pro ní máme obsah.

Určíme si, jaký zdroj znalostí budeme mít, zda kupříladu architekturu, nějakou evidenci, apod.

Určíme, které útvary a kdo má na dané kapitole spolupracovat a kdo k ní má co říci napříč organizací.

Zjistíme potřebné znalosti a jejich kvalitu a aktuálnost, popřípadě si určíme, jak další potřebné znalosti zjistíme, přitom vycházíme zejména z architektury.

Provedeme si hodnocení současného stavu organizace a ICT, k tomu využijeme:

hodnocení dle procesů stanovených dlouhodobým řízením (Zhodnocení podle procesních povinností dlouhodobého řízení)

hodnocení podle architektonických principů z IKČR (Zhodnocení souladu s principy IKČR)

hodnocení podle zásad řízení ICT z IKČR (Zhodnocení souladu se zásadami IKČR)

hodnocení řešení podle klíčových oblastí architektury (Zhodnocení souladu s klíčovými oblastmi architektury)

Popíšeme si současný stav řízení IT, včetně organizace útvaru IT a součinnosti s dalšími útvary a zejména s klíčovými rolemi v organizaci.

Znalosti z předchozích kroků využíváme v jednotlivých částech. Pro správné vyplnění můžeme využít předpřipravené Připravené vzory pro části obsahu do IK OVS:

pro sebehodnocení skutečnosti a souladu s legislativními a dalšími požadavky

pro popis současného stavu a popis co chceme změnit a jak.

pro definici záměrů, jako těch jednotlivých změn.

Informační koncepci zpracováváme jako data:

v architektuře, jde-li o obsah architektury podle NAR/NAP a architektonické znalosti

v dalších evidencích a seznamech, jde-li o další znalosti potřebné pro řízení

Katalog záměrů IK, jde-li o sledované záměry rozvoje a realizace projektů ICT.

Základem koncepce je architektura (a architektonické znalosti), proto primárně vytváříme takové znalosti, které můžeme využít do IK.

Jak postupně procházíme jednotlivé vrstvy architektury organizace a tím i obsahy pro jednotlivé kapitoly IK, postupně se nám rozšiřuje jednak poznání a jednak i naše cíle a záměry, jimiž je chceme realizovat.

Správně adoptujeme rámec Informační koncepce ČR, tedy:

adoptujeme vhodné cíle z IKČR, a ty budeme realizovat záměry

řešíme nesoulad u principů a zásad, a opět nápravu nesouladu či zlepšení realizujeme záměry

teprve pokud v IKČR nenajdeme pro nás vhodný cíl, princip či zásadu, stanovíme si je jako vlastní

Necháme si postupně schválit v širším týmu:

Závěry ze zhodnocení, jak jsme jednotlivá zhodnocení dělali v předchozích krocích

Naše vlastní cíle, principy a zásady, kterými jsme si doplnili ty národní z IKČR

Budoucí stav IS, Budoucí stav řízení ICT, k nim způsoby dosažení

Výsledné záměry z IK.

Projednáme celou IK v rámci organizace

Jaké znalosti potřebujeme pro tvorbu IK

Informační koncepce OVS nesmí být statický dokument, má být výstupem znalostí (dat organizace). Jaké znalosti budeme před či při tvorbě koncepce potřebovat:

Základní znalosti o organizaci

Kdo jsme, jaké máme poslání, jaký druh orgánu veřejné správy jsme, jakým zákonným způsobem jsme zřízeni a řízeni

Jsme kromě OVS také orgánem veřejné moci podle zákonů k eGovernmentu?

Organizační struktura organizace

Obecné zodpovědnosti dle jednotlivých útvarů

Kdo je náš zřizovatel a jaké plní vůči nám úkoly a jak moc samostatní musíme či můžeme být?

Jaké jsou další orgány veřejné správy, které s námi jakkoliv souvisí a jak? Kupříkladu nadřízené či naopak námi řízené OVS?

Řídící role a řídící procesy v organizaci

Informace o fungování organizace a jejích činnostech (Byznysová vrstva)

Jaké máme obecné role podle jednotlivých zákonů a co z nich pro nás plyne

U orgánů veřejné moci výpis kompetenční matice z RPP, agendy a činnosti, kde je ohlašovatel a kde jen působí

Byznysové oblasti činností jako další kousek rozdělení byznysového fungování organizace kromě agend

Kde a jak podrobně máme zpracovanou procesní mapu organizace a jednotlivé procesy a především vlastníky a zodpovědné za procesy

V jakých rolích k nám jsou klienti veřejné správy

Aplikace a systémy

Aplikační architektura, rozdělení aplikací a jejich dekompozice

Vazba aplikací a byznysu organizace

Evidence aplikací a systémů, včetně podrobností o systémech potřebných do RPP

Stanovené role věcných správců a technických správců informačních systémů

Provozní dokumentace informačních systémů (stav dokumentace a rozsahu a procesy udržování dokumentace)

Infrastruktura a technologie

Infrastrukturní a technologickou architekturu, včetně informací o konektivitě, datových centrech, službách infrastruktury

Podporované a přikázané technologie, včetně zdůvodnění podpory a obecných TCO

Vypořádání se s cloudem a využití 4 úrovní služeb cloud computingu

Řízení ICT a IS

Struktura útvaru IT, jeho funkce a procesy, struktura spolupráce s dalšími útvary

Procesy řízení ICT a řízení informačních systémů

Standardy závazné pro organizaci a pro dodavatele v oblasti ICT

Stav kvality a naplňování dokumentace a procesů kybernetické bezpečnosti (nikoliv samotný obsah)

Vyhodnocení naplňování: zásad řízení ICT, národních architektonických principů, procesů vyhlášky o dlouhodobém řízení, realizace a soulad s národními cíly rozvoje ICT

Stav plnění a připravenost na povinnosti v oblasti EG a digitalizace

Stanovené klíčové role, jejich obsazení a uplatňování a kontrola zodpovědnosti

Seznam a stav aktuálních projektů, projektové řízení a jeho procesy

Záměry rozvoje ICT, nebo již očekávané budoucí projekty ve vazbě na cíle a jejich realizaci