V rámci správy a práce s dokumenty jsou dokumenty vnímány v organizaci ze dvou propojených pohledů. Problematikcé ale může být tyto pohledy spojovat do funkčních řešení:
Důležitější než dokumenty jsou údaje a informace
Dokument je statickým nosičem skutečnosti v čase
Dokument vždy reprezentuje údaje (buď z něj pochází u doručeného a nebo z nich pochází u odeslaného)
V pracovní fázi je důležitá efektivita a verzování
Dokument je pracovní do vymezeného okamžiku v procesu, pak se defacto stává úředním
Dokument se fakticky vytváří z agendové šablony a agendových údajů vedených v AIS a skoro nikdy jinak
Dokument je výsledkem nějaké činnosti a procesu a měl by být výsledkem co největší automatizace pro usnadnění práce úředníkovi
Musíme umět rozlišovat přípravu, schvalování a podepisování z agendového a vyhotovování ze spisovenského hlediska
Klíčové je, kdy má dokument dostat ČJ a jestli bude řešeno v rámci AIS nebo ESSL a nebo zda bude mít EČSE
Od okamžiku zaevidování dokumentu do ESSL je dost problematické jej měnit
Nepovažovat word nebo excel za dokument po formální stránce do okamžiku kdy je to nutné z úředního hlediska
Agenda je hlavní, která určuje subjekty a její data o subjektech jsou jediným zdrojem pravdy pro úředničinu
Dokumenty jsou po své přípravě a projednání neměnné a po vyřízení nezměnitelné
Jsou především předmětem evidence a správy
Sami o sobě nejsou tak důležité, jako spisy obsahující dokumenty
Hlavním nástrojem pro evidenci je evidenční pomůcka, to může být ESSL nebo samostatná evidence
Důležité je prokázání a evidence ve fázi oficiálního úředního postupu jehož se dokument týká
Nesmíme zapomínat na Jmenný rejstřík a vazby dokumentu na subjekty
Zásadní je doručení dokumentu a odeslání dokumentu (podatelna a výpravna) a převod do PDF/a a validační prvky
Evidence dokumentů se vede také kvůli lhůtám a následné skartaci
Průkaznost a důkazní prostředek nemusí být jen elektronický systém spisové služby, ale každý transakční důvěryhodný systém (podle § 562 OZ)