Vzorová pravidla pro používání umělé inteligence zaměstnanci v úřadu

Informace ke vzorovým pravidlům

V rámci projektu UI v úřadu jsme ve spolupráci s některými pilotními úřady připravili návrh nejzákladnějších pravidel pro zaměstnance k využívání UI.

Tato pravidla jsou vzhledem k aktuální potřebě trochu tendenční a jsou směřována na využívání nástrojů copilot, protože nejvíce úřadů využívá technologie od Microsoftu a v souladu s principem Používáme integrované nástroje jde o jedinou komplexní volbu pro osobní UI.

Vzorová pravidla

Účel pravidel

Účelem tohoto dokumentu není zaměstnance ve služebním a pracovním poměru (dále jen "Zaměstnance") nemístně omezovat nebo jim něco přikazovat, ale stanovit základní pravidla pro využívání nástrojů umělé inteligence v naší organizaci, aby nedocházelo k narušování bezpečnosti a zároveň, aby nástroje byly přínosné pro Zaměstnance.

Informace k umělé inteligenci v našem úřadu

Rozdělujeme nástroje umělé inteligence na dvě kategorie:

Osobní nástroje UI (příkladem je Microsoft 365 Copilot);

Specifické celoorganizační nástroje UI (příkladem je UI pro analýzu vnitřních předpisů).

Pravidla se týkají osobních nástrojů UI.

Pravidla pro zaměstnance k využívání UI

Obecná pravidla pro užívání UI

Zaměstnanci mají dovoleno využívat nástroje UI z rodiny Microsoft 365 Copilot, a to buď ve verzi zdarma, nebo v rámci licence Office 365. Zaměstnanec může zažádat o licenci Office 365, avšak jeho žádost musí být řádně odůvodněna potřebou a účelem využití.

Zaměstnanci nejsou omezeni v rozsahu využívání Copilota. Mohou využívat nástroje UI nejen pro pracovní účely, ale i pro soukromé účely. Využívání UI pro osobní účely není ze strany zaměstnavatele nijak monitorováno ani kontrolováno. Zaměstnanci nesmí využívat generativní nástroje UI pod jiným jménem.

Při pracovním i osobním využití UI je důležité využívat vlastní obezřetnosti a selského rozumu.

UI se snaží nelhat a dávat požadované (nikoliv vždy přesné) odpovědi. Snaží se vyhovět uživateli a to s využitím zdrojů, informací a vlastního pseudouvážení. UI si raději něco vymyslí, než aby odpověděla, že neví.

UI dělá chyby, ať už v rámci snahy vyhovět za každou cenu, nebo nepochopením dotazu a kontextu. Každý uživatel UI musí toto vědět a počítat s tím.

Konkrétní pravidla pro generativní UI

Microsoft 365 Copilot je jediným povoleným nástrojem generativní UI a osobním nástrojem UI. Žádný jiný osobní nástroj UI není dovoleno Zaměstnancům využívat, a to ani pro osobní účely na zařízeních, kde jsou uložena jakákoliv pracovní data nebo je Zaměstnanec přihlášen pod pracovním účtem.

Na zařízení, kde je funkční pracovní účet Microsoft, nebude Zaměstnanec využívat Microsoft 365 Copilota pod jakýmkoliv jiným (pracovním či osobním) účtem, a to ani pro osobní účely.

Zaměstnanec bude Microsoft 365 Copilotovi předávat pouze dokumenty a data, která jsou dostupná v rámci jeho pracovního účtu, tedy existující data na SharePointu nebo na jeho pracovním OneDrivu.

Zaměstnavatel může v určitých případech omezit využití dokumentu z OneDrive sdíleného více uživateli jako vstup pro Microsoft 365 Copilot. Zaměstnance o tom Microsoft 365 Copilot vždy informuje. Zaměstnanec nebude tento mechanismus účelově obcházet třeba zkopírováním dokumentu do jiné složky, ale obrátí se na Oddělení informatiky.

Zaměstnanec neumožní napárovat zdroje a prostředky jiného tenantu SharePointu jako zdroje pro Microsoft 365 Copilot, a to ani pokud k nim má přístup sdílením obsahu tenantů (pro tenanty jiné organizace). Oddělení informatiky využívá nastavení oprávnění sdílení prostředků, které toto systémově zamezí, ale Zaměstnanec toto omezení nebude účelově obcházet. Pokud bude potřebovat pracovat s obsahem z jiného tenantu, nejprve si jej zkopíruje do prostoru tenantu nebo na svůj pracovní OneDrive.

Zaměstnanec nebude pro spolupráci s Microsoft 365 Copilotem používat data ze svého osobního účtu a jeho soukromý OneDrive. Pokud bude potřeba využít tato data, Zaměstnanec musí tato data nejprve nasdílet na svůj služební OneDrive.

Microsoft 365 Copilot lze využít i u neveřejných, citlivých nebo velmi citlivých informací, ke kterým má Zaměstnanec přístup. Využití Microsoft 365 Copilot není porušením mlčenlivosti a důvěrnosti dat a dokumentů.