Za vedení Provozní dokumentace k systému je vždy zodpovědný výhradně Správce ISVS, tedy Orgán veřejné správy a tuto zodpovědnost nemůže přenést na nikoho jiného. Pochopitelně provozovatel informačního systému a dodavatelé musí součinit.
Pro správu provozní dokumentace doporučujeme zajistit následující procesy v OVS:
| Název | Popis procesu | Určuje |
|---|---|---|
| Zajištění částí provozní dokumentace IS od dodavatelů | Některé části provozní dokumentace informačního sstému obvykle nemůže zpracovat správce, požaduje je ale po dodavateli či dodavatelích systému a souvisejících komponent. Správce zajistí u dodávatelů také aktualizaci provozní dokumentace při každé změně informačního systému. | § 11 až 13 vyhlášky 360/2023 |
| Kompletace a doplnění provozní dokumentace IS | Některé části provozní dokumentace nemůže zpracovávat dodavatel či dodavatelé, musí si je zpracovat OVS správce. Zajistí technický správce systému spolu s věcným správcem systému. | § 11 až 13 vyhlášky 360/2023 |
| Zajištění udržování provozní dokumentace IS a její aktualizace | Technický správce systému dle požadavků a v součinnosti s věcným správcem a dodavateli musí zajistit a ručit za aktuálnost a udržování provozní dokumentace v pravdivém a aktuální stavu. | § 11 až 13 vyhlášky 360/2023 |
| Zaevidování provozní dokumentace IS do ESSL | Správce informačního systému zařadí dokumenty provozní dokumentace do typového spisu a jako identifikátor typového spisu použije přidělený identifikátor informačního systému. Typový spis se člení na součásti typového spisu, které jsou tvořeny sadami dokumentací podle odstavce 1. Součásti typového spisu jsou členěny na díly, do kterých jsou vkládány spisy provozní dokumentace za stanovené časové období; po uplynutí tohoto období se díly uzavírají. Je-li zpracována jedna provozní dokumentace pro více informačních systémů podle odstavce 2, zakládá se do typového spisu pouze jednou, ve spisech ostatních informačních systémů je uveden odkaz na typový spis, ve kterém je založena. | § 11 odst. 4 vyhlášky 360/2023 |
| Zveřejnění provozní dokumentace IS nebo jejích částí | Správce informačního systému zveřejní provozní dokumentaci. Určité části dokumentace nemusí zveřejnit, pokud by tomu bránily podmínky uvedené ve vyhlášce o dlouhodobém řízení. | § 11 odst. 3 vyhlášky 360/2023 |
| Zveřejnění provozního řádu IS v plném rozsahu | Pro každý informační systém zveřejní jeho správce povinně Provozní ř´d v jeho plném znění, na řád se neuplatní možnost výjimky nezveřejnit | § 11 odst. 3 vyhlášky 360/2023 |