Výměna údajů v rámci výkonu veřejné správy je jednou ze základních povinností orgánů veřejné moci. Jde o povinnost stanovenou především zákonem 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a 12/2020 Sb. (Digitální Ústava). Cílem je vyměňovat si plně automatizovaným způsobem údaje, kterými veřejná správa již disponuje a nezatěžovat jejich dokládáním klienta.
Technicky realizuje výměnu propojený datový fond a jde o funkce/povinnosti: využívání referenčních údajů, Využívání agendových údajů a poskytování agendových údajů. Zatímco Referenční údaje jsou vedené v základních registrech, Agendové údaje jsou spravovány v rámci agend a jsou vedeny v jednotlivých agendových informačních systémech.
Zákon o ISVS stanoví kupříkladu:
Pro Využívání agendových údajů platí ty samé procesy a mechanismy jako pro využívání referenčních údajů.
Pro poskytování agendových údajů zajistí ohlašovatel agendy a správce systému, aby publikující AIS údaje poskytoval v souladu s ohlášením agendy. K tomu existuje pro správce Rámcový postup pro realizaci výměny údajů v propojeném datovém fondu.
Pro využívání údajů zajistí správce systému, aby Čtenářský AIS uměl prostřednictvím egsb tyto údaje získávat.
Podrobněji uvádí mapapovinnosti soubor povinností ve skupině Povinnosti k ZR a PPDF, ty lze najít v rámci aplikace Procházení všech povinností k EG.