Každý orgán veřejné moci provozuje své vlastní informační systémy (takzvané agendové informační systémy, AIS), ve kterých zpracovává svou agendu. Jsou zde však služby, které jsou společné všem orgánům veřejné moci a je zbytečné, aby si je každý úřad stavěl sám. Ve fyzickém světě jistě nebude každé ministerstvo vydávat vlastní doklad totožnosti a provozovalo vlastní kurýrní službu, ale všichni budou akceptovat občanský průkaz a dopisy budou posílat poštou. Stejně tak ve světě eGovernmentu by všichni měli akceptovat jednotnou identitu občana (NIA) a komunikovat Datovými schránkami. Mezi další sdílené služby patří Základní registry, Informační systém sdílené služby sloužící k výměně údajů mezi agendami, Registr zastupování.

Užívání těchto služeb je mnohdy povinné ze zákona. Protože ale lex specialis derogat lex generalis, může být v konkrétním případě stanoven jiný postup. To by se však dít nemělo, a pokud už se tak stane, je třeba pečlivě posoudit, proč jsme se tak rozhodli.

Využívání sdílených služeb je výhodné jak pro úřad, tak i pro klienta. Pro úřad je výhodné proto, že službu většinou dostane „na klíč,“ za minimální náklady (např. využívání NIA i datových schránek je pro úřady zdarma) a se zárukou – je-li klient ztotožněn skrze NIA, není většinou třeba dále ověřovat jeho identitu a obávat se soudních sporů. Pro klienta je výhodou jejich jednotnost – pomocí jednoho prostředku, například své bankovní identity, se přihlásí ke všem službám státu.

Většinu sdílených služeb provozuje v současné době Digitální a informační agentura, která též dohlíží na jejich správné využívání a pomáhá s jejich impelmentací.

Využití sdílených služeb je v některých případech nezbytné. Například, zvolí-li poskytovatel služby jiný způsob ověření než pomocí NIA, nebude osoba dostatečně ztotožněna k načtení jejich údajů ze základních registrů či databází jiných úřadů. Správce těchto systémů by pak mohl zcela oprávněně odmítnout takový požadavek s poukazem na bezpečnost a ochranu údajů.

Úřady se často obávají, že sdílené služby budou pro jejich klienty příliš složité. Například přihlášení přes NIA versus prosté zadání jména a hesla. Sdílené služby jsou však designované tak, aby byly uživatelsky tak snadné a přívětivé, jak jen je to možné. Často nabízejí více možností řešení – přihlášení přes NIA je možné pomocí bankovní identity, pomocí speciální aplikace, pomocí tokenu… Pokud některé řešení nenabízejí, je to většinou z dobrých důvodů (prostá kombinace jména a hesla není považována za dostatečně bezpečnou pro služby veřejné správy).

Může nastat situace, kdy využití sdílených služeb není vhodné? Velmi výjimečně ano. Půjde např. o situace, kdy jednáme s lidmi, jejichž identitu není možné ověřit (azylová agenda), nebo je zřejmé, že z objektivních důvodů nemohou tyto služby používat (osoby ve vězení). I v těchto situacích však hledejme především cesty, jak tyto osoby začlenit do standardních kanálů, než vymýšlet zcela nové.

Cíl: Jednotlivé agendové zákony a další právní předpisy nebudou v rozporu s principy a službami eGovernmentu a nebudou vytvářet nesmyslné speciality zatěžující klienty i úřady.

Přínosy dodržení: Není tŕeba vymýšlet jednou vymyšlené, úřady musí využívat poskytované centrální řešení projeektů EG a tedy nebudou Muset vynakládat zbytečné zdroje na proprietární řešení. Daleko lepší postavení úřadů v případných sporech a dokazování zákonnosti postupů a výsledků úředních procesů. Snížení administrativní zátěže klientů a podpora standardizace ve službách.

Dopady nedodržení: Nebude splněn princip jednotnosti a standardizace zejména u služeb veřejné správy. Dále hrozí žaloby od klientů pro neplnění jejich práv a pro nerespektování EG zákonů a žaloby pro vrchostenské šikanózní jednání úřadů. Dále bude hrozit stíhání konkrétních osob na základě negativních výsledků kontrol ze strany NKÚ.

Příklady dobré praxe: 🖋