EGdílna.cz

eGovernment prakticky a netradičně

Homepage |Aktualitky z EGdílny | Poradna EGdílny | archi.gov.cz

ICT řešení v úřadu má celkem 6 fází. To důležité k těm nejdůležitějším obsahuje Detailnější rozpad přípravných fází životního cyklu IS/ICT řešení.

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Umístění: 🏠 » EGdílna » Základní metodika pro spisovou službu a správu dokumentů v prostředí školy
Historie:
egdilna:dokument-zakladni-metodika-ssl-dokumenty-skoly-hlavni

Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revizePředchozí verze
Následující verze		Předchozí verze
egdilna:dokument-zakladni-metodika-ssl-dokumenty-skoly-hlavni [25.05.2025 10:00] – odstraněno - upraveno mimo DokuWiki (Neznámé datum) 127.0.0.1egdilna:dokument-zakladni-metodika-ssl-dokumenty-skoly-hlavni [25.05.2025 10:00] (aktuální) – ↷ Odkaz upraven z důvodu přesunutí Michal Rada
Řádek 1: Řádek 1:
 +# Základní metodika pro spisovou službu a správu dokumentů v prostředí školy
 +
 +{{ :egdilna:sekretarka_monitory_zoufala_pilulka_bolehlav.png?nolink&600 |Komixový obrázek Zoufalá sekretářka při digitalizaci s pilulkou Bolehlav a zoufalým výrazem obklopená monitory}}
 +
 +
 +---- dataentry dokument ----
 +Typ_tags: Dokument
 +Anotace: Ucelený metodický podklad nejen pro školy pro správu dokumentů a výkon spisové služby a související povinnosti
 +Verze: 1.0
 +Datum_date: 2025-05-25
 +Určeno pros: účastníky workshopu, ke zveřejnění
 +Autořis: Michal Rada, Miroslav Pavelka, EGdílna, Kompetenční centrum EGdílny
 +Spolupracujícís: Liberecký kraj, VOŠ mezinárodního obchodu a OA Jablonec nad Nisou, 
 +Poznámky: Materiál pro workshop pro LbK 27.5.2025
 +Odkaz_url: https://shm.to/lbkskolydokumenty
 +----
 +
 +
 +Tento dokument byl zpracován s přispěním Libereckého kraje a dalších partnerů. Je primárně určen pro [[egdilna:kc:lbk-skoly-dokumenty:workshop-skoly-ssl-dokumenty-kveten-2025|]], ale je obecně použitelný a jako takový je i veřejně k dispozici pod otevřenou licencí na serveru www.egdilna.cz 
 +
 +Dokument doporučujeme studovat přímo na wiki a to z odkazu [[egdilna:dokument-zakladni-metodika-ssl-dokumenty-skoly-hlavni]] a to proto, že obsahuje i spoustu odkazů na další zdroje. Uloži si jej pro offline použití samozřejmě můžete, ale v principu je to nesmysl a nebudete mít jistotu, že pracujete s aktuální verzi.
 +
 +Metodika se může doplňovat a upravovat dle potřeby a požadavků, proto si zkontrolujte, zda máte otevřenou skutečně aktuální verzi. Informace o změnách jsou v kapitole s historií verzí.
 +
 +Na wiki je u metodiky i obecná diskuse, kterou můžete využít pro kladení otázek a připomínek k obsahu metodiky. My budeme rádi odpovídat a pokud půjde o nutnost změny metodiky, rádi uděláme další verzi. Do diskuse nemusíte být přihlášeni uživatelským účtem EGdílny.
 +
 +
 +# Úvod
 +
 +## Účel a použití dokumentu
 +
 +Dokument je primárně určen pro workshop pro školy v rámci Libereckého kraje. Vzhledem k jeho obecné použitelnosti pro školy, je ale dokument veřejně přístupný.
 +
 +1. Dokument obsahuje ucelenou informaci nejen ke spisové službě, ale ke správě a chování se k dokumentům obecně.
 +1. Dokument obsahuje mnoho odkazů na další zdroje.
 +1. Cílem není se dokument naučit naspaměť. Ale vědět, kam se podívat, až to budete potřebovat.
 +
 +
 +## Historie verzí
 +## Manažerské shrnutí
 +
 +To nejdůležitější je...
 +
 +1. Škola je taky úřad a plynou jí z toho nějaké povinnosti. Ty se týkají i dokumentů, spisové služby, digitalizace atd.
 +1. Každá škola je [[egdilna:veřejnoprávní původce]] a [[egdilna:orgán veřejné moci]]. Musí tedy spravovat dokumenty určitým způsobem a to je spisová služba. Spisová služba není jen o digitálních, ale o všech dokumentech, zase ale ne úplně o všech.
 +1. Pozor na to, že škola jako veřejnoprávní půvopdce má svoje úŕední dokumenty vytvářet v digitální podobě, evidovat je a také je podepisovat nebo pečetit a opatřovat elektronickým časovým razítkem.
 +1. U střední školy je jedna oblast, kde škola kromě evidence nemá s dokumenty další povinnosti a to je oblast přijímacího řízení, respektive řízení, pokud bylo realizováno prostřednictvím centrálního systému Cermatu.
 +1. Nezapomínejte na to, že [[egdilna:spravny-digitalni-dokument]] je ve výstupním formátu (takže PDF/a) a má správně [[egdilna:kvalifikovane-validacni-prvky|]]. A pokud to neuděláte, bude z toho právní i správní problém.
 +1. Škola (až na výjimky) není typicky [[egdilna:orgán veřejné správy]] a tedy se na její systémy nevztahují okolnosti takzvaných ISVS. To ale neznamená, že na systémy budete kašlat.
 +1. Škola musí vykonávat spisovou službu a to v elektronické podobě, k tomu má [[egdilna:elektronický systém spisové služby]], dále eviduje dokumenty ale i v dalších systémech, na které se sice požadavky na ESSL nevztahují, ale zase jsou na ně jiné požadavky. Pak jde o [[egdilna:informacni-system-podle-3a]]
 +1. Pozor také na to, že škola má za povinnost uchovávat a archivu vždy předat určité typy dokumentů, jako jsou obsahy školských matrik, třídní knihy a další. Ty se sice neevidují v ESSL, ale vztahují se na ně určité povinnosti spojené s jejich trvalým uložením jako archiválie. Seznam je v [[egdilna:povinne-predavane-archivalie-skoly|]]
 +1. Speciálnˇš u školy platí, že většina jejích dokumentů není evidovaná v ESSL. To je ale v pořádku.
 +
 +
 +
 +
 +# Část A: Škola a správa dokumentů obecně
 +## Důležité pojmy a jejich význam
 +
 +{{page>slovnik:skupina-spisovky}}
 +## Co je škola - její role
 +Škola je typicky v těchto obecných rolích, ze kterých jí plynou nějaké povinnosti:
 +
 +* Klientská role Agendový subjekt : Synonymum pro [Klientský subjekt] v dané jedné agendě (určuje zákon 111/2009)
 +* Role OVM Čtenář sdílení údajů : OVM, který v rámci sdílení údajů tyto údaje čte a využívá ke své činnosti. (určuje zákon 12/2020, zákon 111/2009, zákon 365/2000)
 +* Role organizace Ověřující : Ten, vůči komu lze prokázat totožnost nebo jinou skutečnost digitálním stejnopisem průkazu, tedy ten, vůči němuž se uplatní  Právo na využití digitálního stejnopisu průkazu (eDoklad) podle zákona 12/2020 (určuje § 9b odst. 1 zákona 12/2020)
 +* Role OVM OVM působící v agendě : Orgán veřejné moci, který má v Registru práv a povinností u agendy vyznačenou působnost, nebo který působí v dané agendě. (určuje )
 +* Role OVM Poskytovatel digitální služby : Orgán veřejné moci, který poskytuje digitální službu podle zákona 12/2020 o právu na digitální služby a jež je pro poskytování služby povinen podle zákona 12/2020 a ohlášení agendy v Registru práv a povinností a Katalogu služeb veřejné správy. (určuje § 1 a 2 a § 3 odst. 1 zákona 12/2020 a § 51 odst. 6 zákona 111/2009)
 +* Role OVM Poskytovatel služby a příjemce úkonu : Orgán veřejné moci, který na základě zákonné povinnosti a podle ohlášení poskytovaných služeb v Katalogu služeb veřejné správy a Registru práv a povinností, poskytuje službu veřejné správy. Je jedno, zda se jedná o digitální službu podle zákona 12/2020, nebo službu ve smyslu zákona 111/2009. (určuje § 51 odst. 2 a 6 zákona 111/2009)
 +* Role OVM Poskytovatel služeb s využitím ZEID : Ten, kdo umožňuje prokázání totožnosti, které vyžaduje právní předpis nebo výkon působnosti, s využitím elektronické identifikace  (určuje § 18 zákona 250/2017)
 +* Role OVM Správce čtenářského AIS : OVM jež je v roli správce informačního systému veřejné správy u agendového informačního systému, jež využívá údaje z propojeného datového fondu. (určuje § 5 odst. 1 a 5 a § 8 odst. 2 až 3 zákona 111/2209)
 +* Role organizace Správce informačního systému : Správce IS zejména podle zákona o ISVS (určuje )
 +* Role organizace Správce informačního systému podle KB : orgán nebo osoba, které určují účel zpracování informací a podmínky provozování informačního systému, podle zákona o kybernetické bezpečnosti (určuje § 2 odst. e) zákona 181/2014)
 +* Role organizace Subjekt povinně zveřejňující smlouvy v Registru smluv : Smluvní strana, u jejichž smluv se jejich platnost řídí zveřejněním v Registru smluv podle zákona 340/2015 (určuje § 2 zákona 340/2015)
 +* Role organizace Subjekt povinně zveřejňující strukturované informace o sobě a úkonech : Povinný subjekt podle zákona o svobodném přístupu k informacím, který zveřejňuje stanovené informace o sobě a o své činnosti ve struktuře stanovené vyhláškou 515/2020 o zveřejňování informací. Dále ohlašovatel agendy a orgán veřejné moci, který podle zákona o základních registrech zveřejňuje informace o úkonech a postupech také podle vyhlášky 515/2020 o struktuře zveřejňovaných informací. (určuje § 2 a §2a zákona 106/1999 a § 51 odst. 6 zákona 111/2009)
 +* Role organizace Subjekt publikující otevřená a dynamická data : Povinný subjekt podle zákona 106/1999 publikující údaje ve formě otevřených dat či dynamických dat.  (určuje § 2 zákona 106/1999)
 +* Klientská role Subjekt údajů : Konkrétní [Subjekt] v jakémkoliv postavení, o němž se vedou či se ho týkají vedené údaje, ať už jde o údaje vedené v informačních systémech veřejné správy, nebo v dokumentech či evidencích. Pro speciální případy (kupříkladu GDPR) se jedná o zvláštní roli subjektu. (určuje )
 +* Role organizace Subjekt veřejného sektoru zajišťující přístupnost : Povinný subjekt podle zákona 99/2019 zajišťující přístupnost svých internetových stránek a mobilních aplikací a jejich obsahu (určuje zákon 99/2019)
 +* Klientská role Uživatel digitální služby : Klientský subjekt, který je uživatelem digitální služby podle PDS. (určuje )
 +* Klientská role Uživatel informačního systému : Orgán nebo osoba, která je přímo uživatelem ISVS podle zákona o ISVS. (určuje )
 +* Klientská role Uživatel sdílení údajů : Subjekt, o kterém jsou sdílené údaje podle PDS a ZZR. (určuje )
 +* Klientská role Uživatel údajů v informačním systému : Orgán nebo osoba, která je přímo uživatelem ISVS podle zákona o ISVS. (určuje )
 +* Role OVM Uživatel údajů z informačního systému : Orgán, který prostřednictvím služeb užívá údaje z IS. (určuje )
 +* Role organizace Veřejnoprávní původce : Veřejnoprávními původci jsou: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“), zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem (určuje § 3 a související zákona 499/2004)
 +* Role OVM Veřejnoprávní původce jež je OVM : Organizace jako veřejnoprávní původce pro účely povinností spisové služby, zároveň je ale OVM a má tedy i související povinnosti (určuje zákon 499/2004 a zákon 111/2009 a zákon 300/2008)
 +* Role organizace Veřejný podnik : Veřejný podnik je speciální druh povinného subjektu pro publikaci otevřených dat a poskytování informací podle zákona 106/1999 (určuje § 2a a § 2b zákona 106/1999)
 +* Role organizace Veřejný zadavatel : Veřejným zadavatelem je: a) Česká republika; v případě České republiky se organizační složky státu považují za samostatné zadavatele, b) Česká národní banka, c) státní příspěvková organizace, d) územní samosprávný celek nebo jeho příspěvková organizace, e) jiná právnická osoba, pokud byla založena nebo zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu, a jiný veřejný zadavatel ji převážně financuje, může v ní uplatňovat rozhodující vliv nebo jmenuje nebo volí více, než polovinu členů v jejím statutárním nebo kontrolním orgánu. (určuje § 4 odst. 1 zákona 134/2016)
 +* Role organizace Zadavatel : Subjekt, který vyhlašuje a organizuje výběr formou zakázky, ať už jde o veřejnou zakázku, nebo o jinou zakázku. (určuje § 4 zákona 134/2016)
 +* Role OVM Zodpovědný za elektronický formulář : OVM jež dle zákona a příslušné agendy připravuje elektronické formuláře a dle povinností stanovených v zákoně 111/2009 a 12/2020 jej předá DIA a zajistí jeho fungování jak v lokálním portálu, tak ale i v rámci Portálu veřejné správy / Portálu občana. (určuje )
 +* Role OVM Zodpovědný za službu veřejné správy : OVM jež je v Katalogu služeb veřejné správy vyznačen jako zodpovídá za službu u služby veřejné správy. Mimo jiné zodpovídá i za to, že informace v KSVS jsou úplné a aktuální a je jejich editorem i do Registru práv a povinností, to se týká veškerách podrobností o službě. Většinou jde o ohlašovatele dané agendy, ale ten může pro jednotlivé služby určit jiné OVM. Vůči němu se pak realizuje reklamace (určuje )
 +* Role organizace Zpracovatel osobních údajů : Subjekt, jež je zpracovatelem podle GDPR a zákona 110/2019 o zpracování osobních údajů (určuje GDPR, zákon 110/2019)
 +
 +
 +
 +## Ty nejzákladnější základy
 +
 +# Část B: Digitální  dokumenty a práce s nim
 +
 +{{page>egdilna:spravny-digitalni-dokument}}
 +
 +{{page>egdilna:kvalifikovane-validacni-prvky}}
 +
 +i
 +# Část C: Výkon spisové služby ve škole
 +
 +
 +
 +{{page>egdilna:rozdeleni-procesu-a-cinnosti-v-uradu&nolink}}
 +
 +ℹ️Škola pochopitelně nemá výkon přenesené či samostatné působnosti, výše uvedený diagram je ilustrační spíše pro orgány územě samosprávnýcjh celků - tedy pro zřizovatele školy. Škola vykonává ale veřejnou správu, na to pozor. Její odborné činnosti řadíme do první kategorie. Jak sami vidíte, rozdělení kategorií je poněkud nešťastné, ale asi není možné pro každý typ organizace dělat samostatné rozdělování a proto jsme použili to, co je.
 +
 +
 +{{page>egdilna:cast-o-spisove-sluzbe-obecne}}
 +
 +{{page>egdilna:cast-prakticky-spisova-sluzba-u-puvodce}}
 +
 +
 +
 +### Mrkněme se na vyhlášku...
 +
 +{{page>drafts:neviditelne:page#tip-zvyraznena-vyhlaska-spisovka}}
 +
 +
 +
 +## Pár specialit ke škole
 +
 +{{page>egdilna:informacni-system-podle-3a}}
 +
 +{{page>egdilna:povinne-predavane-archivalie-skoly}}
 +
 +
 +{{page>egdilna:vzorove-spisove-plany-pro-skoly}}
 +
 +{{page>egdilna:odkazy-zdroje-informaci-ssl}}
 +
 +
 +
 +
  
Správa Detach Close

Stránka s tímto názvem ještě neexistuje

Odkaz vás zavedl na stránku, která ještě neexistuje. Můžete ji vytvořit stisknutím tlačítka Vytvořit stránku.