Tento dokument byl zpracován s přispěním Libereckého kraje a dalších partnerů. Je primárně určen pro Workshop Správa dokumentů a spisová služba pro školy v Libereckém kraji, ale je obecně použitelný a jako takový je i veřejně k dispozici pod otevřenou licencí na serveru www.egdilna.cz
Dokument doporučujeme studovat přímo na wiki a to z odkazu Základní metodika pro spisovou službu a správu dokumentů v prostředí školy a to proto, že obsahuje i spoustu odkazů na další zdroje. Uloži si jej pro offline použití samozřejmě můžete, ale v principu je to nesmysl a nebudete mít jistotu, že pracujete s aktuální verzi.
Metodika se může doplňovat a upravovat dle potřeby a požadavků, proto si zkontrolujte, zda máte otevřenou skutečně aktuální verzi. Informace o změnách jsou v kapitole s historií verzí.
Na wiki je u metodiky i obecná diskuse, kterou můžete využít pro kladení otázek a připomínek k obsahu metodiky. My budeme rádi odpovídat a pokud půjde o nutnost změny metodiky, rádi uděláme další verzi. Do diskuse nemusíte být přihlášeni uživatelským účtem EGdílny.
Dokument je primárně určen pro workshop pro školy v rámci Libereckého kraje. Vzhledem k jeho obecné použitelnosti pro školy, je ale dokument veřejně přístupný.
To nejdůležitější je…
Důležité pojmy spojené se spisovou službou a správou dokumentů
Autentický zdroj dat : úložiště nebo systém, za které odpovídá subjekt veřejného sektoru nebo soukromý subjekt a které obsahují a poskytují atributy fyzické nebo právnické osoby nebo předmětu a jsou považovány za primární zdroj těchto informací nebo jsou v souladu s právem Unie nebo vnitrostátním právem, včetně správní praxe, uznány za autentické
Certifikát pro elektronický podpis : certifikátem pro elektronický podpis se rozumí elektronické potvrzení, které spojuje data pro ověřování platnosti elektronických podpisů s určitou fyzickou osobou a potvrzuje alespoň jméno nebo pseudonym této osoby
Dokument nepodléhající evidenci : Dokument, který původce neeviduje v evidenční pomůcce a u nějž se neprovádí procesy výkonu spisové služby a to na základě druhu dokumentu uvedeného ve Spisovém a skartačním řádu původce, u nějž původce stanovil, že nepodléhá evidenci
Elektronická archivace (ERMS, eArchive) : služba zajišťující přijímání, uchovávání, zpřístupnění a výmaz elektronických dat a elektronických dokumentů s cílem zajistit jejich trvanlivost a čitelnost, jakož i zachovat jejich integritu, důvěrnost a důkaz původu po celou dobu uchovávání
Elektronická kniha záznamů (ERB) : posloupnost elektronických datových záznamů zajišťující integritu těchto záznamů a přesnost chronologického pořadí těchto záznamů
Elektronické časové razítko (eTimestamp) : data v elektronické podobě, která spojují jiná data v elektronické podobě s určitým okamžikem a prokazují, že tato jiná data existovala v daném okamžiku
Elektronický podpis : elektronickým podpisem se rozumí data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání.
elektronický systém spisové služby (ESSL) : Typ informačního systému pro podporu agendy výkon spisové služby a pro správu dokumentů u subjektů v roli veřejnoprávní původce. Je povinný pro některé původce podle zákona 499/2004.
Evidovaný dokument : Dokument, který původce zaeviduje do elektronického systému spisové služby, samostatné evidence, nebo do jiné evidenční pomůcky a u kterého provádí procesy výkou spisové služby
Kvalifikovaná elektronická pečeť (QSEAL) : zaručená elektronická pečeť, která je vytvořena pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických pečetí a která je založena na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť
Kvalifikované elektronické časové razítko (QTimestamp) : elektronické časové razítko, které splňuje požadavky stanovené v článku 42 nařízeníEIDAS, tedy které vystavil kvalifikovanou službou kvalifikovaný poskytovatel časových razítek
Kvalifikované validační prvky : validační a autentizační prvky digitálního dokumentu, kombinace kvalifikovaného elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka a nebo kombinace kvalifikované elektronické pečeti a kvalifikovaného časového razítka
Kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis (QSC) : kvalifikovaným certifikátem pro elektronický podpis se rozumí certifikát pro elektronický podpis, který je vydán kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru a splňuje požadavky stanovené v příloze I
Kvalifikovaný elektronický podpis : kvalifikovaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a který je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy.
Ověřování platnosti (ověřování validačních prvků) : postup ověření a potvrzení, že data v elektronické podobě jsou v souladu s tímto nařízením platná
Podatelna : Místo a technické prostředky u původce určené k příjmu a posouzení a evidenci doručených dokumentů
Podepisující : podepisující osobou se rozumí fyzická osoba, která vytváří elektronický podpis
samostatná evidence : Jedna z evidenčních pomůcek pro evidenci a správu dokumentů a pro výkon spisové služby. Dokumenty eviduje a spravuje buď elektronický systém spisové služby a nebo nějaký jiný systém, který se nazývá samostatnou evidencí. Samostatné evidence musí být upravené v dokumentu spisový a skartační řád, který musí mít každý veřejnoprávní původce.
Spisová služba (SSL) : Spisová služba je odborná správa dokumentů. To znamená, že se jedná o všechny procesy a řešení, pomocí kterých se pracuje s dokumenty, udržuje se povědomost o dokumentech a sleduje se jejich oběh a životní cyklus
Spisovna : místo a technické prostředky určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení
Spisový a skartační plán () : Součást Spisového a skartačního řádu vydávaného a realizovaného každým veřejnoprávním původcem. V plánu je seznam věcných skupin a druhů dokumentů, každý druh dokumentu má zde svůj skartační znak a skartační lhůtu.
spisový a skartační řád (SŘ) : Povinný vnitřní předpis, který podle zákona 499/2004 musí mít každý veřejnoprávní původce. Upravuje v něm po procesní a technické stránce výkon spisové služby a podrobnosti jednotlivých procesů a užívaných systémů pro správu dokumentů.
Veřejnoprávní původce : Subjekt, který podle zákona 499/2004 o archivnictví a spisové službě, musí realizovat procesy odborné správy dokumentů, tedy musí vykonávat spisovou službu. Veřejnoprávní původce
výkon spisové služby : :Sada procesů pro zajištění odborné správy dokumentů. Obsahuje procesy Příjem, evidence, označování, zařazování, předávání, vyřizování, uzavírání, vytváření, vyhotovování, podepisování, odesílání a vyřazování dokumentů a spisů. Pro veřejnoprávní původce je to povinnost stanovená zákonem 499/2004 a podrobněji procesně popsaná vyhláškou 259/2012, u původce jej upravuje spisový a skartační řád
Výpravna : Místo a technické prostředky u původce jimiž se provádí odesílání dokumentů
Zaručený elektronický podpis : zaručeným elektronickým podpisem se rozumí elektronický podpis, který splňuje požadavky Čl 26 Nařízení eIDAS a který především umožňuje jednoznačně identifikovat podepisující osobu.
Škola je typicky v těchto obecných rolích, ze kterých jí plynou nějaké povinnosti:
…splňuje veškeré zákonné požadavky a náležitosti. Ty dělíme na
Pouze takový dokument je právně platný. Takže je třeba si na to dávat pozor.
Digitální dokumenty (nejen ty, ale ty především) musí být takzvaně platné. Je pravda, že Správný digitální dokument je takový, který... má mimo jiné kvalifikované validační prvky.
Kvalifikované validační prvky : validační a autentizační prvky digitálního dokumentu, kombinace kvalifikovaného elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka a nebo kombinace kvalifikované elektronické pečeti a kvalifikovaného časového razítka
Dokument je tedy buď podepsán, nebo opatřen pečetí. Přitom se musí jednat o kvalifikovaný podpis, nebo pečeť.
Kvalifikovaný elektronický podpis : kvalifikovaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a který je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy.
Kvalifikovaná elektronická pečeť (QSEAL) : zaručená elektronická pečeť, která je vytvořena pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických pečetí a která je založena na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť
A vždy musí být i časové razítko, samozřejmě také kvalifikované.
Kvalifikované elektronické časové razítko (QTimestamp) : elektronické časové razítko, které splňuje požadavky stanovené v článku 42 nařízeníEIDAS, tedy které vystavil kvalifikovanou službou kvalifikovaný poskytovatel časových razítek
Ten, kdo dokument či data vytváří (tedy třeba Veřejnoprávní původce je před uzavřením a před odesláním musí opatřit právě těmito kvalifikovanými prvky, které lze kdykoliv ověřit.
Ověřování platnosti (ověřování validačních prvků) : postup ověření a potvrzení, že data v elektronické podobě jsou v souladu s tímto nařízením platná
❗ Pozor na to, aby se pro kvalifikované podpisy a pečeti využívaly vždy kvalifikované certifikáty uložené na kvalifikovaném předmětu a podepisování a pečetění se dělo výhradně přes kvalifikované prostředky k tomu určené.
Tedy třeba kvalifikovaný elektronický podpis je kvalifikovaný jen tehdy, když
i
V úřadu jako v organizaci je pro lepší uchopení vhodné si procesy rozdělit do několika kategorií. Pro každou kategorii pak platí jiné podmínky:
Byznysové procesy a činnosti: Procesy a činnosti v organizaci jako celek
Platí, že každý vykonávaný anebo vnitřní provozní proces můžeme zařadit do jedné kategorie procesů. V úřadu by obecně neměly existovat procesy, které sami spadají do více kategorií. Kupříkladu výkon spisové služby, přestože je zčásti výkonem veřejné správy, protože má ohlášenou agendu veřejné správy, bereme jako veřejnoprávní činnost. Na druhou stranu platí, že prakticky pro všechny procesy výkonu veřejné správy, musíme dodržovat také veřejnoprávní procesy s tím související. Toto je důležité při zařazování modelovaných procesů v rámci byznysové architektury úřadu do těchto kategorií. Pokud se to udělá správně, bude podle této kategorizace jasné, jaké typy prostředků a třeba i informačních systémů jsou pro daný odborný proces potřeba a jaké podrobnosti se vážou na daný proces. To totiž je možné vyčíst z příslušné kategorie procesů.
Pro úřad speciálně platí některé obecné premisy:
ℹ️ Pokud je nějaká organizace Orgán veřejné správy nebo jiný veřejnoprávní subjekt a není Orgán veřejné moci, tak nevykonává veřejnou správu. Tedy pro ní neplatí první kategorie druhu procesů. A pouze pro samosprávu a tedy pro územně samosprávné celky se procesy veřejné správy dělí na dvě podkategorie a to pro přenesenou a samostatnou působnost.
ℹ️Škola pochopitelně nemá výkon přenesené či samostatné působnosti, výše uvedený diagram je ilustrační spíše pro orgány územě samosprávnýcjh celků - tedy pro zřizovatele školy. Škola vykonává ale veřejnou správu, na to pozor. Její odborné činnosti řadíme do první kategorie. Jak sami vidíte, rozdělení kategorií je poněkud nešťastné, ale asi není možné pro každý typ organizace dělat samostatné rozdělování a proto jsme použili to, co je.
Leckdo dělá ze spisové služby strašáka a zaměstnanci u původců se pak mylně domnívají, že spisová služba je něco složitého. Přitom je pravda, že složité si to dělají především původci a to tím, že tomu nerozumí a buď tuto oblast zcela ignorují, anebo naopak chtějí všechno řešit stoprocentně a přesně podle nějakých předpisů a šablon, i když se to v celé řadě případů nemusí úplně ideálně hodit. Výkon spisové služby má být efektivní, má splnit zde uvedené tři základní účely, pro které je spisová služba regulována právními předpisy, ale zároveň nemá být ani složitý, ani administrativně náročný, nedej bože administrativně likvidačný.
U malých původců, jako jsou třeba školy, zařízení sociálních služeb nebo organizace, které nevykonávají primárně veřejnou zprávu, by spisová služba měla být svojí jednoduchostí a procesy přizpůsobena tomu, proč daná organizace existuje. Zatímco úřad existuje proto, aby vykonával především úřední činnost, a v jeho případě je tedy spisová služba středobodem procesů nad dokumenty, u původců, kteří nejsou primárně zřízeni za účelem výkonu veřejné zprávy, ale jsou zřízeni za účelem výkonu nějakých odborných procesů a činností, má být spisová služba jednoduchá a efektivní. To neznamená, že budeme spisovou službu ignorovat, ale znamená to, že co nejvíce věcí budeme chtít automatizovat a dělat standardizovanými procesy. Především to ale znamená, že co nejvíce věcí budeme dělat příšlušních aplikacích, ať už se to týká elektronického systému spisové služby nebo informačních systémů, které zpravují samostatné evidence dokumentů. Tyto informační systémy pak musí být takové, aby nám zajišťovali důvěryhodnost a aby nám se zprávou dokumentů pomáhali a ne jí ještě více stěžovali.
Pokud budete při čtení mít chaos v pojmech, podívejte se na Slovník pojmů ke spisovce a správě dokumentů
Spisová služba je "správa dokumentů". Je to o dokumentech a jejich evidenci, životním cyklu, ukládání, správě, vytváření, příjmu a odesílání a také skartacích.
Spisovou službu vnímáme ve třech kontextech:
Je proto důležité vždycky vědět o jaké "spisovce" se bavíme, protože se to dost směšuje a ve skutečnosti je to něco jiného.
Základní legislativní rámec tvoří především 499/2004 Sb. (zákon o spisovce), 259/2012 Sb. (vyhláška o podrobnostech spisové služby) a Národní standard ESSL, doplněné o další zákony v nichž se řeší souvislosti s dokumenty a jejich správou.
1. Právní předpis Zákon 499/2004 o archivnictví a spisové službě : Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě / Upravuje oblast archivů a péče o archiválie. Především ale upravuje povinnosti spisové služby a povinnosti původců a archivů v oblasti spisové služby, včetně elektronických systémů spisové služby. / http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499
1. Zákon 499/2004 o archivnictví a spisové službě je prováděn předpisem Vyhláška 259/2012 o podrobnostech výkonu spisové služby : Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby / Vyhláška stanovuje povinnosti procesů a výkonu spisové služby u původců. Je prováděcím předpisem zákona 499/2004 / http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259
1. Zákon 499/2004 o archivnictví a spisové službě je prováděn předpisem Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) : Národní standard pro elektronické systémy spisové služby / Závazný standard podle zákona 499/2004 a vyhlášky 259/2012 obsahuje technické závazné požadavky na ESSL a ISSD a jejich funkcionality.
Hledáme-li tedy základní zakotvení povinnosti spisové služby, pak se jedná zejména o ustanovení zákona. Hledáme-li podrobnosti, jak se má spisová služba vykonávat v organizaci a jaké základní dopady to má, pak je to ve vyhlášce. A konečně národní standard nám říká, jaké jsou technické požadavky na některé funkce informačních systémů.
Součást dokumentu Podrobný popis obsahu vybraných předpisů k eGovernmentu
499/2004 Sb. (zákon o spisovce)
259/2012 Sb. (vyhláška o podrobnostech spisové služby)
Jde o prováděcí vyhlášku zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce), která zejména
Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy
Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce
Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci
Zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti
Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
V každé organizaci jež má roli Veřejnoprávní původce pak musí být ještě spisový řád a spisový plán, což jsou také předpisy, které definují a upravují výkon spisové služby:
Spisová služba je ryze procesní oblast. Jednotlivé procesy lze vyčíst z procesní vyhlášky, kterou je vyhláška 259/2012 Sb. (vyhláška o podrobnostech spisové služby). Tyto procesy pak technicky podporuje a sleduje elektronický systém spisové služby.
Procesy můžeme rozdělit do třech základních etap životního cyklu dokumentu vedeného ve spisové službě.
Jak vidíme, vše začíná příjmem (pochopitelně platí u doručeného dokumentu). V rámci podatelny se dokument projde, zda bude vůbec evidován. Pokud ano, označí se identifikátorem a číslem jednacím. Podatelna v ESSL dokument zaeviduje, tedy z modulu Podatelna jej předá do hlavní evidence. Teprve tím je dokument evidován se všemi náležitostmi a požadavky. Podatelna dokument přidělí, příslušný útvar (uzel) jej dále zpracovává (tedy vyřizuje), zařadí jej do příslušného spisu, nebo spis vytvoří. Dokument je vyřizován a může obíhat v dané organizaci (předáváním v ESSL). Jakmile je vše vyřízeno, dokument se vyřídí. Pokud je celá věc vyřešena, uzavře se spis. Spis se se všemi dokumenty k uchování předá do Spisovny, kde mu běží skartační lhůta, po jejímž konci se zahrne do Skartačního řízení (čímž se provádí jeho vyřízení). Co se týče vlastního dokumentu, ten se vytváří a připravuje (vyhotovuje) a po jeho interním schválení se převede do výstupního formátu a opatří se kvalifikovanými validačními prvky (podepisování) a následně se buď jako vyřízený uloží a nebo se distribuuje mimo systém (odesílání). Pak je jako vyřízený ve spisu a dále proběhne vyřízení spisu, uchování a opět vyřazování ve skartačním řízení. Trochu mimo pak stojí dvojice univerzálních procesů a to Převod dokumentů a Vedení jmenného rejstříku. Je to proto, že tyto procesy jsou potřebné nejen jednou a v různých fázích a pro různé další procesy.
Následuje podrobný výčet jednotlivých procesů:
Spisová služba zahrnuje následující procesy:
Jde o informační systém pro podporu výkonu spisové služby jako odborné správy dokumentů. Platí, že tento systém musí splňovat Požadavky na ESSL a dodavatel bude muset doložit soulad s požadavky tak, že si zajistí Atest ESSL.
ESSL musí mít každý Veřejnoprávní původce jež musí dle zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce) vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. ESSL je speciální kategorie IS.
Tady vidíme jednotlivé procesy spisové služby, jak je definuje vyhláška a jsou podrobně rozebrány v části Procesy spisové služby jak jdou u dokumentu po sobě v rámci jeho životního cyklu.
Na následujícím diagramu je znázorněn typický průběh dokumentu elektronickým systémem spisové služby, zde je uvedeno především to, jakými fázemi a jaký mi částmi spisové služby prochází dokument po dobu jeho životního cyklu.
Protože diagram je dost rozsáhlý a složitý, zde je odkaz na jeho plnou velikost na samostatné stránce: plantuml-essl-prubeh-dokumentu
Toto je vzorový průběh dokumentu, samozřejmě u jednotlivých původců se může lišit, základní myšlenka je ale stále stejná.
Jak vidíme, vše začíná příjmem (pochopitelně platí u doručeného dokumentu). V rámci podatelny se dokument projde, zda bude vůbec evidován. Pokud ano, označí se identifikátorem a číslem jednacím. Podatelna v ESSL dokument zaeviduje, tedy z modulu Podatelna jej předá do hlavní evidence. Teprve tím je dokument evidován se všemi náležitostmi a požadavky. Podatelna dokument přidělí, příslušný útvar (uzel) jej dále zpracovává (tedy vyřizuje), zařadí jej do příslušného spisu, nebo spis vytvoří. Dokument je vyřizován a může obíhat v dané organizaci (předáváním v ESSL). Jakmile je vše vyřízeno, dokument se vyřídí. Pokud je celá věc vyřešena, uzavře se spis. Spis se se všemi dokumenty k uchování předá do Spisovny, kde mu běží skartační lhůta, po jejímž konci se zahrne do Skartačního řízení (čímž se provádí jeho vyřízení). Co se týče vlastního dokumentu, ten se vytváří a připravuje (vyhotovuje) a po jeho interním schválení se převede do výstupního formátu a opatří se kvalifikovanými validačními prvky (podepisování) a následně se buď jako vyřízený uloží a nebo se distribuuje mimo systém (odesílání). Pak je jako vyřízený ve spisu a dále proběhne vyřízení spisu, uchování a opět vyřazování ve skartačním řízení. Trochu mimo pak stojí dvojice univerzálních procesů a to Převod dokumentů a Vedení jmenného rejstříku. Je to proto, že tyto procesy jsou potřebné nejen jednou a v různých fázích a pro různé další procesy.
Kupříkladu ve fázi vyřizování dokumentů může probíhat i mnoho operací s dokumentem. Vždy ale musí probíhat v ESSL například i pro to, aby byly logovány v transakčním protokolu dokumentu a spisu. ESSL tak slouží nejen jako systém pro podporu všech procesů s evidovaným dokumentem, ale také jako systém dokazující a prokazující, co se s dokumentem po celou dobu jeho existence dělo.
Skartační řízení je jednou z povinností, jež má Veřejnoprávní původce v rámci spisové služby. Jde o způsob výbéru a vyřazování evidovaných dokumentů z ESSL a jiných evidenčních pomůcek.
Skartační řízení se realizuje přímo v ESSL či obdobném systému a týká se dokumentů, kterým uplynula skartační lhůta uložených ve spisovně.
V rámci správy dokumentů se především vykonává spisová služba. Ta se vykonává nad všemi evidovanými dokumenty. K tomu slouží především Elektronický systém spisové služby a samostatné evidence. Další systémy označujeme jako ostatní systémy regulované podle § 3a zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce).
Jde o systémy, v nichž se sice evidují dokumenty, ale nepodléhají požadavkům na ESSL.
👉 Příkladem takového systému může být třeba SharePoint či jiné komplexní DMS (nikoliv však jen souborové úložiště bez funkcí DMS), nebo další provozní systémy.
Takové informační systémy musí dle zákona splňovat zejména:
Jakým způsobem má Veřejnoprávní původce postupovat při určení systémů, udává vzorový dokument Procesní model posouzení systému podle § 3a.
Podrobnosti k těmto systémům a požadavky na ně stanovuje dle zákona Národní archiv ČR v dokumentu Informace Národního archivu na základě § 3a zákona 499/2004 Sb.
Škola jako Veřejnoprávní původce povině označuje jako archiválie a tedy i povinně předává archivu některé druhy dokumentů, nehledě na to, jakým způsobem je vede a eviduje. Zákon 499/2004 Sb. (zákon o spisovce) stanovuje mimo jiné i
Dokumenty vždy předávané archivu jako archiválie u školy jsou:
⚠️ Pozor na to, že porušení povinnosti předávání těchto dokumentů se trestá.
Je součástí publikace
Kniha Spisová služba ve školství: Irena Hajzlerová, Agentura Paris: 2021: Agentura Paris: https://paris-karvina.cz/publikace/spisova-sluzba-ve-skolstvi-jak-udelat-poradek-v-administrative/
Odkazy na zajímavé zdroje informací