Teorie transakčních nákladů (Transaction Cost Economics - TCE) nabízí tři základní přístupy k řešení problematiky vendor lock-inu, tedy situace, kdy je zadavatel závislý na konkrétním dodavateli. Tato teorie je zvláště relevantní v kontextu veřejné správy, kde se často setkáváme s dlouhodobými vztahy mezi úřady a jejich dodavateli IT systémů a služeb.

Teorie transakčních nákladů se zaměřuje na náklady spojené s přípravou, realizací a kontrolou ekonomických transakcí. Tyto náklady zahrnují nejen přímé finanční výdaje, ale i čas a úsilí věnované vyjednávání, právním službám, kontrolním mechanismům a řešení případných sporů. TCE pomáhá organizacím pochopit, jak různé způsoby řízení vztahů s dodavateli ovlivňují celkové náklady a efektivitu spolupráce. Na základě této teorie lze identifikovat tři základní přístupy, které se liší mírou kontroly, důvěry a způsobem řešení potenciálních konfliktů.

V následujících kapitolách si podrobně představíme všechny tři přístupy - silový, bezzubý a pragmatický. U každého přístupu se zaměříme na jeho základní charakteristiky, požadavky na implementaci a především na výhody a nevýhody v kontextu zadávání veřejných zakázek. Zvláštní pozornost budeme věnovat specifikům veřejné správy, kde je třeba brát v úvahu nejen ekonomickou efektivitu, ale i legislativní požadavky, transparentnost a odpovědné nakládání s veřejnými prostředky.

Tato strategie se zaměřuje na tvrdé prosazování práv zadavatele vůči dodavateli. Základem je přísné vymáhání všech smluvních podmínek a využívání sankcí, kdykoliv je to možné. Zadavatel také trvá na vlastnictví všech zdrojových kódů a dokumentace. V praxi to znamená vytvoření velmi podrobných smluv s jasnými podmínkami a postihy za jejich nedodržení.

Pro úspěšné uplatnění silového přístupu je nutné mít silné právní oddělení nebo externí právní podporu. Zadavatel musí být připraven na možné soudní spory a mít pro ně vyčleněné dostatečné finanční prostředky. Současně je potřeba budovat vlastní technické kapacity, které budou schopné systém nebo službu převzít, pokud by došlo k ukončení spolupráce s dodavatelem.

Tento přístup je zvláště účinný v situacích, kdy dodavatel není ochoten spolupracovat nebo kdy zadavatel potřebuje rychle získat kontrolu nad kritickým systémem. Může být také vhodný jako prevence proti budoucímu zneužití závislosti, zejména u nových a strategicky důležitých projektů.

Nevýhodou silového přístupu jsou vysoké počáteční náklady na právní služby a přípravu dokumentace. Vztahy s dodavatelem se často zhorší, což může vést k horší kvalitě služeb nebo k odmítání další spolupráce. Je také třeba počítat s tím, že dodavatel může reagovat vlastními právními kroky nebo může požadovat výrazně vyšší ceny za své služby.

Bezzubý přístup představuje opačný extrém, který staví především na důvěře a dlouhodobé spolupráci. Zadavatel věří, že dodavatel bude jednat v jeho nejlepším zájmu, a proto nevytváří složité právní pojistky ani technická omezení. Tento přístup se často vyskytuje u dlouhodobých partnerství, kde se obě strany dobře znají a mají pozitivní zkušenosti ze vzájemné spolupráce.

Velkou výhodou tohoto přístupu jsou nízké transakční náklady. Není třeba investovat do složitých smluv, právních služeb ani do budování vlastních technických kapacit. Komunikace je přímá a neformální, což umožňuje rychle reagovat na změny a nové požadavky. Dodavatel také často nabízí lepší podmínky a je ochotnější vyjít vstříc speciálním požadavkům.

Rizika tohoto přístupu jsou však značná. Pokud dodavatel změní své chování nebo se dostane do ekonomických problémů, zadavatel má jen velmi omezené možnosti, jak své zájmy bránit. Chybí mu právní nástroje i technické znalosti potřebné pro převzetí systému. Závislost na dodavateli se tak může časem ještě prohlubovat.

Bezzubý přístup může fungovat pouze za velmi specifických podmínek. Je vhodný především pro menší, nekritické systémy, kde případné problémy neohrozí základní funkce organizace. Vyžaduje také stabilní prostředí a dobrou finanční situaci obou stran. I v těchto případech je však rozumné mít připravený záložní plán pro případ, že by se vztah s dodavatelem pokazil.

Pragmatický přístup představuje vyváženou střední cestu mezi předchozími extrémy. Zadavatel postupně buduje svoji pozici kombinací právních, technických a organizačních opatření. Důraz je kladen na jasná pravidla spolupráce a postupné snižování závislosti na dodavateli, ale současně se zachovává prostor pro konstruktivní dialog a společné řešení problémů.

Základem tohoto přístupu je důkladná analýza rizik a příležitostí. Zadavatel si určí, které části systému nebo služby jsou kritické a vyžadují větší kontrolu, a kde naopak stačí volnější vztah s dodavatelem. Podle toho pak volí mix různých nástrojů - od smluvních ujednání přes technická opatření až po budování vlastních kapacit.

Důležitou součástí je také aktivní řízení vztahu s dodavatelem. Pravidelná komunikace, jasně stanovené procesy a mechanismy pro řešení sporů pomáhají předcházet problémům. Zadavatel průběžně vyhodnocuje kvalitu spolupráce a podle toho upravuje svůj přístup. V případě potřeby může některé části řešení převzít pod vlastní kontrolu nebo je přesunout k jinému dodavateli.

Tento přístup je zvláště vhodný pro orgány veřejné správy, které typicky budují a provozují informační systémy v horizontu mnoha let. V těchto případech je klíčové najít rovnováhu mezi zachováním kontroly nad systémem a udržením konstruktivního vztahu s dodavatelem. Úřady mohou postupně budovat vlastní expertízu a současně těžit ze znalostí a zkušeností dodavatele.

Pragmatický přístup také dobře reaguje na specifika veřejných zakázek a rozpočtových pravidel. Umožňuje postupné investice do snižování závislosti, které lze lépe plánovat a obhájit, než jednorázové velké výdaje spojené se silovým přístupem. Současně poskytuje dostatečnou kontrolu nad výdaji a kvalitou služeb, kterou vyžadují principy řádného hospodaření s veřejnými prostředky.

Výhodou pragmatického přístupu je jeho flexibilita a udržitelnost. Nevyžaduje tak vysoké počáteční investice jako silový přístup, ale poskytuje lepší ochranu než přístup bezzubý. Umožňuje zachovat funkční vztah s dodavatelem a současně postupně posilovat vlastní pozici. Je také snazší ho přizpůsobit změnám v prostředí nebo v potřebách organizace.

Nevýhodou může být delší čas potřebný k dosažení výsledků a nutnost věnovat vztahu s dodavatelem průběžnou pozornost. Je také třeba mít dostatečné znalosti a zkušenosti pro správné nastavení všech opatření. Pro úspěšné uplatnění tohoto přístupu je klíčová kontinuita na straně zadavatele a jasná dlouhodobá strategie rozvoje IT systémů.