Obsah
Jak na tvorbu IK OVS s praktickými postupy a znalostmi
Co je informační koncepce orgánu veřejné moci
Informační koncepce je pro orgán veřejné správy závazný strategický dokument řešící oblast informatiky a rozvoje ICT.
Orgán veřejné správy
Orgány veřejné správy (OVS) jsou osoby definované zákonem 365/2000 Sb. (zákon o ISVS) a jde o veřejné orgány a subjekty v definici Státní právnická osoba.
OVS mají dle tohoto zákona řadu povinností týkajících se řízení informatiky, informačních činností, dlouhodobého řízení, Informační koncepce OVS a další. Souhrnně se nazývají Procesní povinnosti dlouhodobého řízení a stanovuje je Vyhláška o dlouhodobém řízení.
⚠️ Často se z důvodů neznalosti, ale i poněkud nelogického názvosloví, zaměňují pojmy a role Orgán veřejné moci a Orgán veřejné správy. Obojí jsou role organizace, ovšem jejich záměna vede ke špatným výkladům. OVM je role definovaná zákonem 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a jde o subjekt, který vykonává působnost v agendě veřejné správy a má související povinnosti, včetně využívání a výměny údajů. OVS je role definovaná zákonem 365/2000 Sb. (zákon o ISVS) a jde o subjekt, který má určité povinnosti v rámci správy a rozvoje svých informačních systémů a povinnosti dlouhodobého řízení.
Bohužel v dnešní době již neplatí zkratka,že Orgán veřejné správy má něco společného s výkonem veřejné správy.
Orgán veřejné správy je jsko OVS často také v roli Správce ISVS pokud je zároveň orgánem veřejné moci a spravuje nějaký Informační systém veřejné správy či Určený informační systém. Orgán veřejné moci musí také mít a řádně aktualizovat a zveřejňovat základní řídící dokument a to Informační koncepce OVS.
Co musíte o informační koncepci vědět
Procesy OVS spojené s informační koncepcí
S informační koncepcí v OVS souvisejí tyto povinné procesy:
- Vydání informační koncepce OVS : Orgán veřejné správy vydává informační koncepci orgánu veřejné správy na období 5 let (určuje § 4 odst. 1 vyhlášky 360/2023)
- Aktualizace informační koncepce OVS podle skutečnosti : Orgán veřejné správy uvádí informační koncepci orgánu veřejné správy do souladu se skutečným stavem, a to nejpozději do 6 měsíců ode dne, kdy informační koncepce orgánu veřejné správy přestala odpovídat skutečnému stavu. (určuje § 4 odst. 2 vyhlášky 360/2023)
- Vyhodnocení plnění informační koncepce OVS : Orgán veřejné správy provádí vyhodnocení dodržování informační koncepce orgánu veřejné správy alespoň jednou za 2 roky ode dne jejího vydání nebo změny. (určuje § 4 odst. 5 vyhlášky 360/2023)
- Zveřejnění informační koncepce OVS : Orgán veřejné správy zveřejňuje informační koncepci orgánu veřejné správy způsobem umožňujícím dálkový přístup. (určuje § 4 odst. 4 vyhlášky 360/2023)
Obsahová struktura Informační koncepce OVS
Obecná obsahová struktura IK OVS (§ 3 vyhlášky 360/2023)
- Plán rozvoje informačních systémů orgánu veřejné správy
- popis stávajícího stavu architektury orgánu veřejné správy
- popis důvodů pro změny architektury orgánu veřejné správy
- navržený cílový stav architektury orgánu veřejné správy
- plán realizace změn informačních systémů orgánu veřejné správy
- Plán řízení informatiky
- popis stávajícího stavu řízení informatiky
- popis důvodů pro změny řízení informatiky
- navržený cílový stav řízení informatiky
- plán realizace změn pro dosažení cílového stavu řízení informatiky
- Dokumentace o správě informační koncepce orgánu veřejné správy obsahuje
- dobu platnosti informační koncepce orgánu veřejné správy
- postupy při vyhodnocování dodržování informační koncepce orgánu veřejné správy
- postupy při provádění změn informační koncepce orgánu veřejné správy
- změnové listy, kterými byla informační koncepce orgánu veřejné správy změněna
Tvorba informační koncepce
Než začnete…
Pokud jste dosud měli nějakou dřívější IK, nemůžete jen sem tam něco doplnit a dělat, že to bude nová IK.
Rámcový postup tvorby informační koncepce
Při vytváření Informační koncepce OVS dle nových požadavků je navržen následující rámcový postup:
- Musíme dobře pochopit, co to IK je, k čemu je a jak nám pomůže.
- Je vhodné v úřadu/organizaci tohle dobře diskutovat a edukovat, včetně přínosů a důležitosti IK a potřeby součinnosti různých útvarů.
- Tvorba IK je typický projekt, řídíme to tedy jako náš interní projekt, je to projekt celé organizace a nikoliv pouze IT.
- Určíme zodpovědnou osobu za koordinaci tvorby IK a zpracování znalostí potřebných pro IK, ať už jde o projektového manažera, nebo o autora IK, či jen supervizora a projektového manažera hlídajícího externího dodavatele, jež má IK vytvořit.
- Určíme malý, ale efektivní tým nejdůležitějších stakeholderů v organizaci a v tomto týmu diskutujeme postupně vše co se týká IK a probíráme i jednotlivé vstupy a výstupy a hlavně závěry při její tvorbě (třeba část architektonického boardu).
- Zjistíme si, zda a v jaké kvalitě buď máme, nebo jsme schopni relativně brzy vytvořit a připravit znalosti, k tomu nám pomůže seznam Jaké znalosti potřebujeme pro tvorbu IK.
- Připravíme si šablonu, respektive osnovu IK, k tomu můžeme využít Vzory a osnovy IK OVS.
- Pro každou kapitolu a podkapitolu si řekneme, co by měla obsahovat a zda a v jaké kvalitě pro ní máme obsah.
- Určíme si, jaký zdroj znalostí budeme mít, zda kupříladu architekturu, nějakou evidenci, apod.
- Určíme, které útvary a kdo má na dané kapitole spolupracovat a kdo k ní má co říci napříč organizací.
- Zjistíme potřebné znalosti a jejich kvalitu a aktuálnost, popřípadě si určíme, jak další potřebné znalosti zjistíme, přitom vycházíme zejména z architektury.
- Provedeme si hodnocení současného stavu organizace a ICT, k tomu využijeme:
- hodnocení dle procesů stanovených dlouhodobým řízením (Zhodnocení podle procesních povinností dlouhodobého řízení)
- hodnocení podle architektonických principů z IKČR (Zhodnocení souladu s principy IKČR)
- hodnocení podle zásad řízení ICT z IKČR (Zhodnocení souladu se zásadami IKČR)
- hodnocení řešení podle klíčových oblastí architektury (Zhodnocení souladu s klíčovými oblastmi architektury)
- Popíšeme si současný stav řízení IT, včetně organizace útvaru IT a součinnosti s dalšími útvary a zejména s klíčovými rolemi v organizaci.
- Znalosti z předchozích kroků využíváme v jednotlivých částech. Pro správné vyplnění můžeme využít předpřipravené Připravené vzory pro části obsahu do IK OVS:
- pro sebehodnocení skutečnosti a souladu s legislativními a dalšími požadavky
- pro popis současného stavu a popis co chceme změnit a jak.
- pro definici záměrů, jako těch jednotlivých změn.
- Informační koncepci zpracováváme jako data:
- v architektuře, jde-li o obsah architektury podle NAR/NAP a architektonické znalosti
- v dalších evidencích a seznamech, jde-li o další znalosti potřebné pro řízení
- Katalog záměrů IK, jde-li o sledované záměry rozvoje a realizace projektů ICT.
- Základem koncepce je architektura (a architektonické znalosti), proto primárně vytváříme takové znalosti, které můžeme využít do IK.
- Jak postupně procházíme jednotlivé vrstvy architektury organizace a tím i obsahy pro jednotlivé kapitoly IK, postupně se nám rozšiřuje jednak poznání a jednak i naše cíle a záměry, jimiž je chceme realizovat.
- Správně adoptujeme rámec Informační koncepce ČR, tedy:
- Necháme si postupně schválit v širším týmu:
- Závěry ze zhodnocení, jak jsme jednotlivá zhodnocení dělali v předchozích krocích
- Naše vlastní cíle, principy a zásady, kterými jsme si doplnili ty národní z IKČR
- Budoucí stav IS, Budoucí stav řízení ICT, k nim způsoby dosažení
- Výsledné záměry z IK.
- Projednáme celou IK v rámci organizace
Jaké znalosti potřebujeme pro tvorbu IK
Informační koncepce OVS nesmí být statický dokument, má být výstupem znalostí (dat organizace). Jaké znalosti budeme před či při tvorbě koncepce potřebovat:
- Základní znalosti o organizaci
- Kdo jsme, jaké máme poslání, jaký druh orgánu veřejné správy jsme, jakým zákonným způsobem jsme zřízeni a řízeni
- Jsme kromě OVS také orgánem veřejné moci podle zákonů k eGovernmentu?
- Organizační struktura organizace
- Obecné zodpovědnosti dle jednotlivých útvarů
- Kdo je náš zřizovatel a jaké plní vůči nám úkoly a jak moc samostatní musíme či můžeme být?
- Jaké jsou další orgány veřejné správy, které s námi jakkoliv souvisí a jak? Kupříkladu nadřízené či naopak námi řízené OVS?
- Řídící role a řídící procesy v organizaci
- Informace o fungování organizace a jejích činnostech (Byznysová vrstva)
- Jaké máme obecné role podle jednotlivých zákonů a co z nich pro nás plyne
- U orgánů veřejné moci výpis kompetenční matice z RPP, agendy a činnosti, kde je ohlašovatel a kde jen působí
- Byznysové oblasti činností jako další kousek rozdělení byznysového fungování organizace kromě agend
- Kde a jak podrobně máme zpracovanou procesní mapu organizace a jednotlivé procesy a především vlastníky a zodpovědné za procesy
- V jakých rolích k nám jsou klienti veřejné správy
- Aplikace a systémy
- Aplikační architektura, rozdělení aplikací a jejich dekompozice
- Vazba aplikací a byznysu organizace
- Evidence aplikací a systémů, včetně podrobností o systémech potřebných do RPP
- Stanovené role věcných správců a technických správců informačních systémů
- Provozní dokumentace informačních systémů (stav dokumentace a rozsahu a procesy udržování dokumentace)
- Infrastruktura a technologie
- Infrastrukturní a technologickou architekturu, včetně informací o konektivitě, datových centrech, službách infrastruktury
- Podporované a přikázané technologie, včetně zdůvodnění podpory a obecných TCO
- Vypořádání se s cloudem a využití 4 úrovní služeb cloud computingu
- Řízení ICT a IS
- Struktura útvaru IT, jeho funkce a procesy, struktura spolupráce s dalšími útvary
- Procesy řízení ICT a řízení informačních systémů
- Standardy závazné pro organizaci a pro dodavatele v oblasti ICT
- Stav kvality a naplňování dokumentace a procesů kybernetické bezpečnosti (nikoliv samotný obsah)
- Vyhodnocení naplňování: zásad řízení ICT, národních architektonických principů, procesů vyhlášky o dlouhodobém řízení, realizace a soulad s národními cíly rozvoje ICT
- Stav plnění a připravenost na povinnosti v oblasti EG a digitalizace
- Stanovené klíčové role, jejich obsazení a uplatňování a kontrola zodpovědnosti
- Seznam a stav aktuálních projektů, projektové řízení a jeho procesy
- Záměry rozvoje ICT, nebo již očekávané budoucí projekty ve vazbě na cíle a jejich realizaci
Diskuze