Výměna údajů v rámci výkonu veřejné správy je jednou ze základních povinností orgánů veřejné moci. Jde o povinnost stanovenou především zákonem 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a 12/2020 Sb. (Digitální Ústava). Cílem je vyměňovat si plně automatizovaným způsobem údaje, kterými veřejná správa již disponuje a nezatěžovat jejich dokládáním klienta.

Technicky realizuje výměnu propojený datový fond a jde o funkce/povinnosti: využívání referenčních údajů, Využívání agendových údajů a poskytování agendových údajů. Zatímco Referenční údaje jsou vedené v základních registrech, Agendové údaje jsou spravovány v rámci agend a jsou vedeny v jednotlivých agendových informačních systémech.

Zákon o ISVS stanoví kupříkladu:

• Orgán veřejné moci využívá údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému v rozsahu potřebném k provedení úkonu orgánu veřejné moci a v rámci výčtu údajů zpřístupněných orgánu veřejné moci pro výkon agendy, v jejímž rámci je úkon orgánu veřejné moci prováděný a pro jejíž výkon je orgán veřejné moci registrovaný. (§ 5 odst. 1 zákona č. 111/2009 SB o základních registrech)
• Orgán veřejné moci využívá údaje vedené v agendovém informačním systému prostřednictvím služeb tohoto agendového informačního systému; není-li orgán veřejné moci současně správcem tohoto agendového informačního systému, je jeho přístup k údajům zajišťován službami informačního systému sdílené služby. (§ 5 odst. 5 zákona č. 111/2009 SB o základních registrech)

Pro Využívání agendových údajů platí ty samé procesy a mechanismy jako pro využívání referenčních údajů.

Pro poskytování agendových údajů zajistí ohlašovatel agendy a správce systému, aby publikující AIS údaje poskytoval v souladu s ohlášením agendy. K tomu existuje pro správce Rámcový postup pro realizaci výměny údajů v propojeném datovém fondu.

Pro využívání údajů zajistí správce systému, aby Čtenářský AIS uměl prostřednictvím egsb tyto údaje získávat.

Podrobněji uvádí mapapovinnosti soubor povinností ve skupině Povinnosti k ZR a PPDF, ty lze najít v rámci aplikace Procházení všech povinností k EG.