V rámci správy a práce s dokumenty jsou dokumenty vnímány v organizaci ze dvou propojených pohledů. Problematikcé ale může být tyto pohledy spojovat do funkčních řešení:

Dokumenty z pohledu výkonu agendy

• Důležitější než dokumenty jsou údaje a informace
• Dokument je statickým nosičem skutečnosti v čase
• Dokument vždy reprezentuje údaje (buď z něj pochází u doručeného a nebo z nich pochází u odeslaného)
• V pracovní fázi je důležitá efektivita a verzování
• Dokument je pracovní do vymezeného okamžiku v procesu, pak se defacto stává úředním
• Dokument se fakticky vytváří z agendové šablony a agendových údajů vedených v AIS a skoro nikdy jinak
• Dokument je výsledkem nějaké činnosti a procesu a měl by být výsledkem co největší automatizace pro usnadnění práce úředníkovi
• Musíme umět rozlišovat přípravu, schvalování a podepisování z agendového a vyhotovování ze spisovenského hlediska
• Klíčové je, kdy má dokument dostat ČJ a jestli bude řešeno v rámci AIS nebo ESSL a nebo zda bude mít EČSE
• Od okamžiku zaevidování dokumentu do ESSL je dost problematické jej měnit
• Nepovažovat word nebo excel za dokument po formální stránce do okamžiku kdy je to nutné z úředního hlediska
• Agenda je hlavní, která určuje subjekty a její data o subjektech jsou jediným zdrojem pravdy pro úředničinu

Dokumenty z pohledu spisové služby

• Dokumenty jsou po své přípravě a projednání neměnné a po vyřízení nezměnitelné
• Jsou především předmětem evidence a správy
• Sami o sobě nejsou tak důležité, jako spisy obsahující dokumenty
• Hlavním nástrojem pro evidenci je evidenční pomůcka, to může být ESSL nebo samostatná evidence
• Důležité je prokázání a evidence ve fázi oficiálního úředního postupu jehož se dokument týká
• Nesmíme zapomínat na Jmenný rejstřík a vazby dokumentu na subjekty
• Zásadní je doručení dokumentu a odeslání dokumentu (podatelna a výpravna) a převod do PDF/a a validační prvky
• Evidence dokumentů se vede také kvůli lhůtám a následné skartaci
• Průkaznost a důkazní prostředek nemusí být jen elektronický systém spisové služby, ale každý transakční důvěryhodný systém (podle § 562 OZ)